1工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案或重大(重點(diǎn))建設(shè)項(xiàng)目檔案的簡稱，它是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、改建、維修及建設(shè)、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的項(xiàng)目文件材料總稱，它是檔案大家族當(dāng)中的一大門類，是國家檔案資源建設(shè)中的重要組成部分。包括建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目。工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度比較長。以我公司靖西二線輸氣管道工程為例，當(dāng)初的建設(shè)周期為7年(2003—2009年)，而工程檔案管理周期將地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)整整10年時(shí)間(2000—2010年)。二是所涉及的專項(xiàng)報(bào)告多。如我公司靖西二線輸氣管道工程檔案涉及地震、地災(zāi)、環(huán)評、水保、考古、防洪、遙感、安評等。三是檔案種類多，數(shù)量比較大，而且載體形式也多種多樣。如我公司靖西二線工程建設(shè)檔案包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案以及實(shí)物檔案等種類，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片等。四是參與建設(shè)的單位多。一般的工程項(xiàng)目，根據(jù)管線長度的不同分為若干個(gè)合同標(biāo)段，并且由包括數(shù)字化管道建設(shè)單位等多個(gè)不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，另外還有設(shè)計(jì)、勘察、檢測及監(jiān)理單位和政府質(zhì)量監(jiān)督部門的共同參與。

2工程檔案管理中普遍存在的問題

2．1工程檔案宏觀管理上普遍存在“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的思想觀念，大部分的工程在即將竣工或投產(chǎn)時(shí)，才將檔案資料納入議事日程；在這種情況下，項(xiàng)目竣工后，完全依靠檔案管理部門基本不懂施工現(xiàn)場實(shí)際情況的檔案管理人員，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等一系列工作，使得最終形成的檔案就脫離了工程實(shí)際，且不能保證檔案的齊全和完整性。

2．2工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，未能將項(xiàng)目形成的檔案進(jìn)行開發(fā)和編研工作，使得檔案失去了它們應(yīng)有的價(jià)值。像我公司的檔案室，一直以來只是機(jī)械的收集、存放檔案，最終檔案室只當(dāng)作資料的借閱部門。

2．3檔案管理手段落后，保護(hù)設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化的管理手段。

[摘要]

文化館藝術(shù)檔案管理體系建設(shè)是一項(xiàng)具有科學(xué)性、開拓性、前瞻性的系統(tǒng)工程。該文針對目前文化館藝術(shù)檔案借閱管理中存在的問題，從工業(yè)工程視角對存在的問題進(jìn)行優(yōu)化改善，提出工作改進(jìn)建議與意見，促進(jìn)藝術(shù)檔案管理水平的提高。

[關(guān)鍵詞]

藝術(shù)檔案管理；工業(yè)工程；文化館

1藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1選題背景

一、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理面臨的問題

（一）地鐵工程檔案的收集和歸檔不夠及時(shí)。

地鐵工程檔案管理跟企事業(yè)單位一般的檔案管理不同，地鐵工程檔案大多數(shù)是在建設(shè)施工過程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理過程中存在很多不確定的因素。從一條地鐵線路立項(xiàng)到竣工通常需要3-5年的時(shí)間，參與地鐵工程建設(shè)的單位上百家，形成的文件材料內(nèi)容繁雜、涉及專業(yè)多、涉及范圍廣等，稍有不慎就會出現(xiàn)遺漏。當(dāng)下，大多數(shù)地鐵工程參建單位是在工程建設(shè)后期才會開始收集、整理文件材料，忽視檔案的及時(shí)收集工作，造成文件遺失、原件少而復(fù)印件多，原始資料嚴(yán)重缺失等，導(dǎo)致檔案管理工作存在不足。

（二）地鐵工程檔案的信息化程度偏低。

信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)不斷普及，越來越的文件在電腦上直接產(chǎn)生，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，在無紙化辦公快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理顯得低效、滯后，不能滿足信息化環(huán)境下的檔案管理需求。地鐵工程眾多參建單位在工期的限制下各自為陣，只在內(nèi)部使用一些工程建設(shè)管理軟件，對外仍然使用紙質(zhì)文件，即便一些單位具備信息化意識，也只是通過掃描把收集到的紙質(zhì)文件材料轉(zhuǎn)化成電子文件的形式進(jìn)行保存。

（三）地鐵工程檔案數(shù)據(jù)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

對檔案專業(yè)知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數(shù)職，在收集、整理、分編檔案資料時(shí)不規(guī)范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規(guī)范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業(yè)精神，對深入收集和整理工作視而不見，導(dǎo)致檔案資料長期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗(yàn)收的前幾天，臨時(shí)“抱佛腳”，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極不負(fù)責(zé)的手段對工程資料突擊整理，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護(hù)管理帶來很大影響。

檔案管理制度不健全隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步發(fā)展，與工程建設(shè)有關(guān)的各個(gè)領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度，但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象，造成部分檔案不能及時(shí)歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失，致使水利工程檔案達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理的要求。

加強(qiáng)水利工程檔案管理的對策

國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，明確要求要加強(qiáng)對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)好崗位責(zé)任制，加強(qiáng)檢查指導(dǎo)與監(jiān)督，提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)這些要求，針對存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下幾點(diǎn)對策。

健全制度，進(jìn)一步強(qiáng)化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制，并制訂相應(yīng)的措施，把檔案管理工作目標(biāo)分解、細(xì)化，層層加以落實(shí)，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗(yàn)收的全過程，做到職責(zé)分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責(zé)。三是要對項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收要嚴(yán)格把關(guān)，歸檔時(shí)應(yīng)對文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。四是要充化利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息、技術(shù)，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。

通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發(fā)利用，才能正真體現(xiàn)它的價(jià)值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項(xiàng)新上的工程需要查閱相關(guān)資料時(shí)，能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時(shí)，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，從而激發(fā)檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個(gè)新的臺階。

第一條為了加強(qiáng)城市地下管線工程檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律、行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)地下管線工程檔案的管理。

本辦法所稱城市地下管線工程，是指城市新建、擴(kuò)建、改建的各類地下管線（含城市供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦拧⒐I(yè)等地下管線）及相關(guān)的人防、地鐵等工程。

第三條國務(wù)院建設(shè)主管部門對全國城市地下管線工程檔案管理工作實(shí)施指導(dǎo)、監(jiān)督。

省、自治區(qū)人民政府建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城市地下管線工程檔案的管理工作，并接受國務(wù)院建設(shè)主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督。

縣級以上城市人民政府建設(shè)主管部門或者規(guī)劃主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城市地下管線工程檔案的管理工作，并接受上一級建設(shè)主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督。