檔案數字化管理方案
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檔案數字化管理方案范文第1篇
[中圖分類號]F28
[文獻標識碼]A
[文章編號]1009-5349(2010)09-0048-02
近幾年來，隨著科學技術的不斷發展，房地產檔案的管理正在漸漸深入到高科技領域以計算機為核心的現代信息處理技術。通過網絡為支撐的計算機技術，實現了房地產檔案信息登記查詢、收集測繪、整理管理的現代化模式。很大程度上產生、發展了房產檔案管理新模式。現在已經逐漸向現代先進高技術手段過渡的檔案化管理摒棄了最初的檔案管理以人工管理為主的傳統手段。檔案數字管理化，房產檔案的相關內容的錄入整理是現階段的主要手段，它進行一體化管理在檔案信息管理系統中采用編排目錄，通過編排的目錄進行全文檢索，把全部文字信息、圖像信息及其他相關登記信息全部編寫于目錄數據中進行統一管理，從而實現查詢方便、安全、快捷、保存期限長、內容完整性好、檔案利用不受時間、空間的限制等優勢。使檔案圖文信息的全方位查閱、管理得到了更進一步的效果。
一、房地產檔案數字化權屬管理的內客
數字化房地產權屬檔案管理內容，包括以下幾個方面：
(一)數字化目錄的編寫規則
數字化目錄的編寫規則是編制檢索工具的工作，指房地產權屬檔案管理機構對歸檔的房地產權屬文件材料進行等級的劃分、全面的分類，以及相關的事項。數字一體化檔案對目錄的管理內容包括以下幾個方面：
第一，系統權限的設置要更加人性化，更加合理化，在數字化檔案管理系統中，電子目錄數據是搜索、查詢檔案資料的惟一途徑，根據要查找內容的種類、類型，電子目錄應能正確地判斷是否允許用戶進入。
第二，要保障有完整的檔案目錄，工作人員可以根據實際的應用需要生成檔案目錄表，快速查詢某一卷某一種類型檔案資料(宗)產權登記的資料，或查詢某一卷(宗)產權登記的資料，通過編排的編目，可以簡單、安全、快速查閱。
第三，檔案的統計管理要加以完善，對不同類型的檔案做出數字化的整理是檔案統計的一種方法。對檔案管理人員檔案管理做出及時有效的對策，都是有一定幫助的。
(二)檔案管理網絡一體化
網絡一體化(包括局域網和互聯網)應用是房地產權屬檔案管理和利用的主要形式，也體現了快速、準確、安全的方式。實現檔案管理網絡一體化解決了以往利用檔案的諸多不便，如果我們能夠實現檔案管理網絡一體化，我們才能及時為房地產交易、房地產權屬登記、房地產糾紛仲裁、物業規劃、房屋買賣、住房制度創新、城市策劃管理、城市建設等各項工作提供保障服務。真正體現檔案數字化的各種優勢，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，可同時多人多次使用，不會有所沖突。這些功能的實現，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的利用程度，為資源的利用提供了更大的空間。
(三)數字化檔案的生成
根據《城市房地產權屬檔案管理辦法》，數字化檔案過程即指房地產權屬檔案的收集、登記、整理和歸檔。有三種屬于建檔范圍內的文件材料，如下：
第一種是房產登記申請書、收件收據存根。權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表，房地產稅費收據存根等。都是房地產產權登記工作中形成的各種建筑范圍內的文件材料；
第二種是房地產權登記確權、房地產產權變更及轉移、房地產權利人、設定他項權利等有關的屬于建檔范圍內的文件材料：
第三種是房屋屬界定位置圖及其所占用的土地使用權：房地產分幅平面圖、分層分戶平面圖、分丘平面圖等。
這些文件材料掃描建檔中管理人員必須加以輔助的工作，輔助工作融合到實物檔案的人工整理歸檔的過程中，因為頁面紙張厚薄、大小、紙質均不一致；可以直接轉換為位圖格式存儲，有分丘平面圖、分幅平面圖、分層分戶平面圖，已實現計算機繪圖。如直接存儲矢量圖，查閱時還需要安裝專門的工具軟件，并且歸檔后的資料已不能修改，不利于檔案的方便利用，保留矢量圖已無必要；對于超大頁面，可以采用低成本的數字照相方式，或工程掃描儀掃描。
檔案掃描過程與目錄管理實現無縫連接，省去為文件取名、建立對應關系等多余步驟，提高建檔效率。提高建檔效率在檔案數量龐大的房地產權屬檔案管理部門具有特別重大的意義，即使每頁的掃描建檔時間只節約幾秒，最終對整個工作進度的影響可能是幾個月，甚至上年。掃描圖像的存儲有兩種方式：文件方式和數據庫方式，文件方式雖然簡單易于實現，但在檢索效率和安全性方面都得不到保障，只適合于速度、安全性要求不高的小型檔案庫。即使采用數據庫方式，當檔案數量大時，如幾十萬卷檔案的記錄數就有幾百萬，方案設計時應注意選擇高性能、大容量的存儲系統。
二、房地產權屬檔案數字化管理的基本原則
數字化檔案是一種安全又快捷的檔案管理形式，比普通檔案管理有很大的管理優勢。解決了以往利用檔案的諸多不便，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，可同時多人多次使用，不會有所沖突。
(一)數字化產權檔案管理的基礎是全程化管理的重要部分
建立一個完整的管理體系，對數字化房地產權屬檔案的整個生命周期從產生到永久保存或銷毀進行全程管理，這個過程稱之為全程管理。這是基于信息技術而建立的數字化檔案管理理念，以實現整個系統(軟、硬件及信息)資源的最大共享和最大效益，其中包括檔案管理的規則、方法質量的要求以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統籌兼顧的全局調控。
(二)實施數字化權屬檔案的安全性是基礎保障
系統軟件或硬件免受人為破壞和自然災害的能力稱之為安全性，安全性保障應從制度著眼，技術手段著手，也可以指防止房地產權屬檔案的散失、泄密。合理設置用戶權限，健全安全保密制度，堅持定期數據備份。
(三)數字化權屬檔案存在的意義是真實性
真實性指檔案仍然保持其真實性、可理解的方式輸出在經過存儲、傳統、壓縮、加密等處理之后。保障檔案的真實性措施應貫穿于全部管理工作的始終，如不能保證檔案的準確檢索查閱利用，數字化檔案也就失去了存在的價值。要統一數字檔案的一般程序，文件無論如何變化和存儲信息，都必須保證其真實性，必須與原文檔相符。
三、關于房產管理部門建立數字化權屬檔案的一些合理化意見
房地產管理現代化的重要組成部分包含了權屬檔案的數字一體化管理，目前處于初始起步階段的權屬檔案的數字一體化管理，及相關實際情況有幾點合理意見，如下：
第一點：國家檔案局已就電子文件檔案制定了規范標準，房地產權屬檔案的數字化應當建立合理化的統一規則。房地產權屬檔案的特別性決定了其管理的獨特性，房地產權屬檔案的特別性決定了其管理的獨特性，為全國性電子文件管理提供了普通管理標準。當前已經建立了權屬數字化檔案的地方由于種種原因，沒有制定出統一的合理化標準，有的在建設過程中還處于摸索階段，在實際應用中也不是很理想。當務之急應制定出一套適合于房地產管理的數字化檔案統一標準，因此，各地的權屬檔案現代化工作的規范和指導應加以重視。
檔案數字化管理方案范文第2篇
摘要：如今許多數字技術出現，呈現出良好的發展態勢，奠定了檔案數字化的基礎,而照片檔案在檔案中占據著重要地位，因此，對照片檔案進行數字化管理具有一定意義。
關鍵詞 ：數字技術 照片檔案 數字化管理
檔案能夠真實記錄實踐活動和作為信息的載體。為克服傳統照片中出現的問題，應不斷提高現代化管理水平以及照片檔案管理質量，在保證照片管理同時盡可能優化數字化管理。
一、照片檔案數字化管理的基本概述
照片檔案實際上是具有一定保存價值的利用光感材料和影響為主體的能夠切實反映歷史的記錄。一般的照片檔案主要包括照片、底片和文字。照片是通過底片構成的，在選擇數字化管理對象的時候，是把掃描對象還是底片作為數字化管理對象成為數字化管理首要問題。在進行數字化照片檔案管理的時候包括兩種主要方式，數碼相機翻拍錄入以及掃描儀掃描輸入。在選擇照片保存格式的時候，具有很多種類，例如，JPEG、BMP等，為了可以永久的保存照片，可以刻錄具有一定自動播放和查詢功能的光盤，建立說明文件方便于以后的管理。
二、照片檔案數字化管理的步驟
1.妥善整理好原有的照片檔案
（1）重新對照片進行編號。以件為基本單位，依據年度進行編號，盡可能把對應的照片和底片使用相同的編號，如果它們因損壞或者褪色沒有相應的利用價值，應該剔除。對于具有相同場景的很多照片，適當選擇主要的進行歸檔。對于處于同一活動或者事件的照片依據照片的內容進行排列，保證管理期限，能夠以適當的標準入冊。
（2）對照片卷內目錄進行正確編制。依據國家相關保準，歸檔照片的時候需要確保具有齊全的照片、底片以及說明，照片應該與底片相符合，并且對于照片具有明確規范需求，文字說明主要包括時間、人物、地點、事件、背景以及攝影者。為了能夠從根本上對照片檔案進行數字化管理，需要在保證具有原來照片面貌的前提下，對照片卷內目錄進行正確編制，保證具有完整、齊全的照片檔案。
（3）實現照片檔案的數字化處理。掃描輸入傳統照片進行存儲。可以利用數碼相機或者掃描儀來對傳統底片和照片進行數字轉化，然后適當的存儲到計算機中。在掃描照片的時候，需要設置好相關參數，例如，色彩位置、分辨率等，一般來說分辨率都是30 0 dpi。掃描之后一般利用TIFF和JPEG格式進行儲存。如果是比較重要的照片，建議是圓通TIGG格式。
2.對照片進行相應的圖像處理
對于已經輸入的照片合理的存儲為JPEG的形式，在不會失真的前提下利用Photoshop軟件進行一定的處理，例如，銳化、校色，以此合理修飾老照片的瑕疵。一般情況下，利用自動對比度以及自動色階的調整就可以很好的提高照片質量。
3.完成照片檔案的數字化管理
數字化管理照片檔案的重點就是數據錄入，建立數據庫屬于長時間、工作量大并且很細致的工作，需要具備一定的專業素質以及實際操作能力，保證數據錄入具有一定安全性、準確性以及時效性，為實現數字化管理提供基礎。建立數據庫給利用照片檔案帶來一定發展，為檢索照片提供了很大方便，只有輸入相關要求，才能夠精確的進行查詢，還可以在一定程度上保障安全性。
三、照片檔案數字化管理的優化
1.增強照片檔案數字化管理的先進意識
照片因材質和特性不同，保護及存儲需求也不同。一般來說，主要的照片檔案材料就是片基和乳劑膜。因此，對于數字化檔案管理就有更加嚴格的要求和規范，充分分析制成照片的實際材料，可以盡可能保證具有一定的完整性，對于修復破損照片具有一定意義。
2.落實與提升行政監管的職能，制定有效制度
針對照片檔案數字化管理所出現的問題，國家相關部門需要依據檔案法的的規范和標準，不斷落實政策，嚴格處分在管理照片檔案的時候出現嚴重錯誤的人員，達到警示的作用，避免出現損壞、分散以及流失照片的問題，帶動數字化管理的發展。
3.做好照片檔案的收集歸檔與鑒定方面的工作
需要定期對檔案照片進行歸檔和鑒定，例如，檢查照片圖片的質量、清晰度以及數字化格式等，上述幾方面對于照片檔案具有一定價值，不管是什么方面出現問題都會造成很大影響，導致照片失去原有的價值。
總而言之，對照片檔案進行數字化管理能夠保證可以長久的存儲照片檔案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便與使用人員查詢照片檔案，能夠最大限度降低成本。在照片檔案數字化管理的時候，合理的實現規范化和標準化的管理是一項需要長期堅持的項目，需要進行充分分析和研究。
參考文獻
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檔案數字化管理方案范文第3篇
關鍵詞：社保檔案；數字化管理；方法
社保檔案記錄參保者的詳細信息，是其享受社會保險待遇的重要依據，所以社會檔案在當前社會中發揮重要作用。隨著信息化技術的不斷發展，給社會檔案管理工作帶來新的發展機遇，社保檔案實現信息化管理已經成為必然趨勢。數字化管理是指以數字的形式對檔案進行存儲，實現快速查閱和保存，提高工作效率，為參保者提供更好的服務，加強對社保檔案數字化管理方法的研究，不斷提高社保檔案管理質量，對促進社會發展具有重要意義。
一、檔案數字化管理的必要性
人們生活和思想轉變促使社會保險行業得到快速發展，社保檔案呈現逐年增加趨勢，這一發展現狀促使社保檔案管理不斷適應社會發展，實現創新和優化。在社保檔案管理工作中，主要包括登記、繳費、檔案管理等工作，各項工作開展都關系著社保檔案管理質量。當前傳統社保管理方法已經無法滿足社保事業發展需要，所以加強對社保檔案管理的創新是當前面臨的重要工作。隨著信息化技術的不斷發展，滿足工作需要，建立一套不受人工干預并且工作效率高社保管理工作是社會發展必然需求。社保檔案實現數字化管理可以將紙張檔案輸入計算機系統，并根據需要建立科學規范的電子檔案目錄，從而為后期的查詢、修正等工作提供便利，并實現社保檔案的永久保存。檔案數字化管理是信息技術經過不斷發展的產物，是適應社會發展的重要工作，其創新性具有重要應用價值。
二、社保檔案數字化管理特點
1.實現快速查詢
根據社會保險法相關規定，各級社保經辦機構必須為參保者提供全面的檔案信息查詢服務，在傳統設保檔案管理模式下，對檔案信息的查詢主要以手工操作為主，這種方式不僅繁瑣，而且在不斷對原件的調取過程中導致紙質檔案出現發黃變脆以及自己磨損等問題，在一定程度上影響檔案的完整性。以職工的養老保險繳費為例，在對信息進行查詢時需要消耗大量工作時間，短則幾個小時長則幾天不等，并且在查詢過程中對紙張檔案的翻看和復印容易導致資料出現損壞等問題，給查詢工作帶來一定難度。而數字化管理模式的出現，可以借助計算機查詢，在搜索框只需輸入員工社保號碼即可獲得職工的所有信息，包括歷年繳費記錄、政策性補繳等詳細信息。數字化管理模式下，查詢工作更加便捷，為工作人員節省大量時間，并且在數字化管理方式下并不需要調取檔案原件，只需在計算機中查詢檔案圖片即可實現打印復制等需求。
2.便于保存
傳統社保檔案管理工作是將紙質檔案經過裝訂以后放置在檔案柜中進行保存，一方面隨著社保檔案數量的增加需要占用更大儲存空間，另一方面增加管理難度，紙質檔案容易受潮發霉，在管理工作必須投入較大的人力和財力提高管理質量。而數字化管理模式下，紙質檔案信息全部反應到計算機中，建立電子檔案，并通過建立有效的網絡維護等工作，提高管理安全性，在提高管理質量的同時，降低檔案管理成本。
3.提高工作效率
在社保業務辦理過程需要提供詳細的紙質材料和證明等相關文件，并且還要合同或者相關證件進行掃描保存，工作內容繁雜，導致工作效率始終得不到有效提升，在當事人辦理相關業務時，需要對參保人的信息反復進行核對，增加工作量。在數字化管理工作中，通過數據庫中搜索可以將參保人的所有信息展現出來，大大減少工作量，節約工作時間，有效提高工作效率，樹立良好的服務形象，促進社會實現和諧發展。
三、社保檔案數字化管理方法探討
1.建立專門的檔案管理機構
為提高社保檔案管理工作質量，在可以建立專門的檔案管理機構，引進先進的檔案管理設備，將檔案管理場所進行固定，并制定完善的檔案管理相關規范，通過對檔案庫房、閱覽室以及辦公室等工作場所的明確劃分，提高檔案管理的專業性。同時配備專業的檔案管理人員，并定期進行培訓，不但提高學習新的檔案管理方法，從而不斷促進檔案管理水平的提高。
2.建立完善的社會保險檔案管理體制
在數字化管理方法實現推廣使用的同時，需要規范的制度進行管理和約束，我國頒布的《社會保險業務檔案管理規定》為社保檔案管理提供可靠保證。在檔案管理新時期，為提高檔案管理工作質量，必須對相關制度加以完善，將社保檔案管理工作作為經辦業務流程和經辦人員的崗位職責，從而使全員參與到檔案管理工作中。完整的檔案管理制度還應當包括對檔案收集歸檔整理工作的規定，根據檔案的類型和特點采用不同的管理方法。在經辦社保檔案管理業務時，可以生成相應的檔案編號，便于后期查詢，同時按照系統工作流程規范人工操作流程，實現對每個環節的管理，降低風險發生幾率。
3.實現檔案系統與業務信息的無縫對接
社保檔案主要為參保人辦理各項業務而服務，為了提高服務質量，實現檔案系統與業務信息的無縫對接具有重要作用，這一功能的應用只需對檔案查詢一次即可實現高速掃描、分類和真空塑封等技術，在最短時間內將傳統紙質檔案全面轉化成數字化信息。
四、結語
在社會保險檔案管理工作中，參保人員具有復雜性特點，在一定程度上增加工作的難度，為保證工作質量，必須對規范檔案管理工作流程，實現高效管理。在信息化技術快速發展下，實現社保檔案的數字化管理對整體工作以及社會發展有重要作用。不僅實現社保檔案的規范化管理而且在信息化快速發展新時期，可以提高檔案信息的實效性和應用性，是順應時展的重要體現。
參考文獻：
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檔案數字化管理方案范文第4篇
房產檔案的數字化是指將傳統的紙質原始檔案材料通過掃描或數碼拍攝，經過壓縮、轉換等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件"再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄音等文件各索引字段存儲于大容量的服務器上，并通過計算機程序控制的查詢功能迅速地檢索出所需要的檔案資料"房產檔案數字化管理是房產檔案工作的發展方向，是房產檔案利用工作的一部分，這既是社會開發信息資源的需要，又是我國社會主義市場經濟建設的需要，也是時展的必然。
二、房產檔案數字化管理的意義
（一）房產檔案數字化管理是時展的需要
房產檔案數字化管理是時展的需要，檔案信息是國家經濟建設與社會發展的基礎性信息資源，信息產業是21世紀的經濟主導和支柱產業。由于我國的科技發展相對來說起步就比其他國家晚上許多，而在我國改革開放以后，主要發展的是經濟領域，而對資料信息的數字化管理發展較為緩慢，沒有跟上時代的腳步。但是在信息時代的今天，只有，緊抓時展的機遇，才能使我國的發展更上一層樓，只有盡快完成數字化的管理，才能使我國能夠更快的發展，因此，房產檔案數字化管理是信息時展的需要。
（二）房產檔案數字化管理是檔案安全保護的需要
傳統的房產檔案保存方式一直是采用柜架式紙質保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成木高，而且檔案長期高頻率地調用容易損壞，而且，一旦發生火災，后果不堪設想。房產檔案數字化管理不僅能夠將館藏檔案內容保存到計算機中，將紙質載體變為磁盤載體，有效管理好日益龐大的檔案信息，而且能夠利用計算機進行檔案自動分類、整理、排序、調閱、統計等業務工作。在利用檔案時.不用查找檔案原件，使得檔案原件能夠得到更好地保護，延長了檔案的壽命，避免了檔案的丟失。于此同時房產電子檔案副木異地保存，保證了房產檔案資料在出現天災人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。
三、如何做好房產檔案數字化管理工作
檔案的數字化管理是一個循序發展的過程，是隨著辦公自動化程度的不斷加深和數字技術的不斷進步而發展的，是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作，檔案工作者要不斷提高自身水平，努力使自己成為既懂管理又懂業務和技術的復合型人才，為用戶提供的知識服務，以實現檔案資源的有效利用和信息資源的共享，因此，筆者認為為了使用戶能夠方便地獲得和利用數字化信息資源，做好信息服務工作，就要做好如下工作：
（一）提高數字化管理的認識，建立完整規范的檔案資料房產檔案數字化的目的是最大限度地提供利用，滿足社會需求，如果檔案資料不真實，不完整，不規范，就失去了數字化的意義。目前，國內絕大部分城市的房產管理部門都是采用計算機系統進行登記發證，并采用局域網、數據庫技術對登記信息進行管理，但實現房產檔案數字化的地方并不多。筆者認為，首先要解決思想認識上的問題，為了實現房產檔案數字化，我們必須在思想上充分認識房產檔案信息資源的重要意義，要使其利用價值充分發揮出來。其次是要確保房產檔案資料的完整和真實，確保檔案資料字跡清楚，排序符合規定，對數據質量、圖像進行檢查，保證準確無誤，為數字化管理工作打下基礎。
（二）制定房產檔案館數字化建設發展規劃，并分階段有步驟地實施。在數字化建設過程中，必須充分考慮到各地房產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的庫存檔案，以及每年數量激增的新檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對庫存檔案，可以考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程最關鍵的是不能影響日常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后、實物歸檔前進行。
（三）進一步完善房產權屬檔案數字化標準.國家檔案局就電子文件檔案制定了標準，為全國性電子文件管理提供了標準、規范。房產檔案的特性決定了其管理的獨特性，如果沒有統一的標準和規范，必將使其利用效果大打折扣。因此，當務之急就是要盡快建立一套適合房產管理的數字化檔案標準，規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作，最終建立起一個標準的房產檔案數字化利用平臺。
（四）規范數字化檔案開放范圍和使用權限。對于一般性的查詢、檢索，無論是傳統服務還是遠程服務均可無償提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務。同時，應設立相應的訪問權限，公眾可以在公共網上查詢、利用開放的檔案，而對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。
檔案數字化管理方案范文第5篇
[關鍵詞]房地產檔案；信息化；網絡安全
[中圖分類號]G275.9；F293.33 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）16-0111-01
1 前 言
房地產行業是我國經濟發展的支柱產業，關乎現代人的居住質量。房地產檔案對研究全國或者地方房地產發展歷史、現狀以及未來都有重要的參考價值和作用，是房地產政策制定中不可或缺的依據。尤其是最近幾年，全國各地房地產業的發展迅猛，房地產檔案管理工作進入到繁盛時期，房地產檔案的價值不斷凸顯，房地產檔案管理方法和手段日趨完善。面對這種情形，房地產檔案管理工作面臨的壓力和困難與日俱增，傳統的房地產檔案管理方法已經滯后于時展的需要。
2 數字信息化在房地產檔案管理中的重要性
房地產檔案管理工作主要是反映房地產交易買賣、登記、房屋動遷以及批租用地等各種經濟活動，是由各地房地產行政管理部門對房地產活動中的資料進行收集、整理、歸納和分析，最終形成一系列房地產檔案資料，資料可以是紙質的，也可以是電子的。數字信息技術是網絡發展的產物，利用網絡進行信息傳播有著先天的優勢，不僅信息傳播范圍廣、速度快，而且準確度高、傳播成本也大幅降低，用信息技術可以將繁雜的房地產數據、圖像等資料通過電子技術轉化成容易儲存的電子檔案，形成一系列電子文件，用戶可以利用計算機進行文件檢索，不僅速度快，而且搜索范圍廣，十分便利和準確。尤其是利用縮微攝像技術可以將原來大量的房地產紙質檔案文件，轉換在很小的縮微品上，不僅節省了大量的紙質材料堆放的空間，而且形成電子文件后不容易破損和丟失，節省了大量的人力物力，提高了工作效率。利用數碼攝影可以實現對影像資料的處理，形成高清的電子文件，比傳統的圖片儲存提高了上百倍的效率。信息技術改變了傳統的檔案資料收集整理分析過程，利用計算機將資料一次性輸入，然后可以進行資料的多次查找和使用，為檔案管理現代化、社會化、市場化奠定了基礎，有利于房地產檔案事業的進一步發展。
3 數字信息化在房地產檔案管理中的應用
3.1 編制檢索工具
利用計算機搜索功能來編制搜索工具是房地產檔案利用的一個重要方面，房地產檔案的檢索工具主要有：分類目錄、專題目錄及各種索引等，使用者可以利用搜索工具迅速查找需要的房產信息，搜索時可以將房地產產權部分的一個關鍵詞作為搜索對象，例如可以搜索產權人姓名、房產所在位置、房產的類型以及產權證的相關信息，還可以通過模糊搜索來尋找需要的相關信息，從而實現房產檔案利用的最優化。為了實現快速準確的信息搜索，前期工作也是必不可少的，檔案管理人員對房產發生變更、轉移以及滅失的情形，要及時收集、整理完備的信息，及時錄入計算機，這樣才能保證搜索的有效性和準確性。另外，利用計算機還可以快速編制和打印房地產卡片、產權證號目錄等資料，為使用者提供了便利。
3.2 檔案信息的查閱
檔案利用是檔案管理的主要目的之一。房地產檔案信息包括兩部分內容：一是一般的檔案統計工作，即包括檔案數量、保管狀況、鑒定情況、利用情況等基本情況的統計。這種統計主要為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學依據；二是進行房地產產權檔案的信息統計工作，即為產籍管理工作提供數據的統計工作。房地產檔案實現現代化管理后，檔案利用者可直接從計算機上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務，達到立等可取的效果大大提高了工作效率。
3.3 產權檔案信息的加工
為了進一步開發檔案信息資源，使房產管理人員更快、更直觀地獲取各種產權信息，必須建立產權信息網絡系統，實現市區房管局領導、職能部門之間信息共享，同時，還應將產權檔案推向社會，滿足社會對房產檔案信息的需求。另外，還要圍繞經濟建設的中心工作，從檔案信息中加工提煉各種專題的檔案資料，為各級領導的宏觀決策提供必要的房地產信息資料。
4 房地產檔案數字信息化管理的注意事項
4.1 提高檔案管理數字信息化認識和技能
目前制約房地產檔案數字信息化管理的因素除了技術方面外，還有觀念上的認識不足。對于檔案部門負責人來講，要從政策、資金、技術以及人員配備上加大對檔案信息化體系建設的支持力度，為房產檔案信息化管理奠定基礎。對于房產檔案管理人員而言，要具備檔案現代化管理的意識，檔案管理人員要改變思想和態度，積極應對信息化的挑戰，主動學習網絡知識和技能，會運用檔案管理軟件實現檔案資料的錄入、存檔、搜索以及統計等操作，唯有如此，才能適于數字化檔案管理的需要。
4.2 加強電子檔案的安全管理保護
計算機網絡為房產檔案管理提供了巨大便利的同時，也帶來了一定的不安全性。網絡是個虛擬空間，電子文件在存儲和使用過程中容易出現丟失或者被人為破壞的情形，尤其是計算機病毒和電腦黑客的出現給房地產檔案安全帶來巨大威脅。為此，檔案管理部門。要建立完善的網絡系統保密制度，對載有房產檔案信息磁盤、U盤、軟盤等按照保密措施進行存放和管理，要做到專機專用，非工作人員一律不得接觸存儲房地產檔案信息的計算機，嚴禁將資料拷進存儲介質帶出辦公室。計算機要設置身份認證密碼，每一個合法用戶分配一個通行密碼。
目前，我國房地產檔案管理工作已經從傳統的地籍檔案中，慢慢過渡到專門的房地產檔案管理，并逐漸形成了自己的管理規范和方法。在信息數字化時代，房地產檔案管理部門要與時俱進，充分意識到數字信息化技術在檔案管理中的作用，不斷對檔案管理手段和方法進行改進，為房地產行業做出應有的貢獻。
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