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中圖分類號:F239.45 文獻標識碼:A 文章編號:1004-5937(2014)14-0125-03
隨著高校規模的不斷擴大,基建項目不斷增多,高校基本建設工程審計的周期越來越長,工作量也越來越大。將信息化更好地應用于高校建設工程的跟蹤審計工作中,具有重要的現實意義。
一、高校建設工程跟蹤審計的特點及信息化帶來的影響
(一)高校建設工程跟蹤審計的特點
高校建設工程項目跟蹤審計就是審計人員通過介入高校建設工程項目,依據相關法律制度,對建設項目從投資立項決策到竣工交付使用整個建設期的各項業務活動的真實性、合法性、有效性等進行的事前、事中、事后的咨詢、監督、控制和評價活動。跟蹤審計由于能夠彌補傳統審計的部分缺陷而被廣泛應用于實踐中。
1.從事后審計向事前、事中、事后全過程審計轉變
高校建設工程是一項集多樣性、復雜性和建設周期長等特點于一體的復雜的系統工程,對其進行跟蹤審計,把傳統的事后一次性審計轉變為貫穿于建設項目全過程的多次審計。
2.從靜態審計向動態審計轉變
傳統的審計模式只是在建設項目竣工后集中進行一次審計,而跟蹤審計將整個建設項目劃分為不同的階段,及時地對每個階段進行審計,將各階段相互關聯影響的因素進行分析,形成一個動態的審計監督模式。
3.審計范圍更加廣泛
建設工程跟蹤審計是全過程、全方位的審計,不僅是對竣工、決算情況的審計,更注重對前期決策、招投標及施工等方面的審計,所涉及的范圍更廣、更全面。
高校建設工程跟蹤審計的上述特點決定了審計工作所涉及的內容多、范圍廣,勢必會產生許多局限性,如信息共享程度低、介入時間不合理、接入程度難把握等,進而影響到審計效率和審計質量;而且隨著信息技術的發展,跟蹤審計所需要的數據傳輸和數據交換等程序都需要信息系統的支持。將信息技術應用于高校建設工程跟蹤審計中,已成為審計工作的重要發展趨勢。
(二)信息化對高校建設工程跟蹤審計的影響
將信息化應用于建設工程跟蹤審計,必然會對傳統建設工程審計帶來影響。
1.審計線索電子化
在傳統建設工程審計下,被審計對象大多是紙質的圖紙、合同、招投標文件、價格清單、相關原始憑證、賬表等。在信息化下,信息系統的應用改變了數據的存儲介質,需在紙質材料的基礎上,將原始信息轉變為電子信息,導致了某些原始憑證在信息系統中不復存在;此外,審計人員所采集的有些信息,經信息系統進行處理,這一處理過程難以直接觀察到,使審計人員很難對業務進行追蹤審計。
2.審計技術計算機化、網絡化
信息化是面向計算機和網絡的,傳統的審計技術多以手工審計為主,不再符合審計信息化的需要,因此,跟蹤審計的信息化需要與計算機和網絡技術同步發展,將原始的手工操作轉變為計算機操作,同時借助網絡,實現聯網審計、實時審計。
3.對審計人員素質要求的復合化
跟蹤審計信息化需要以計算機和網絡為依托,結合實際建立跟蹤審計信息系統,這就對審計人員的素質提出了更高的要求。從事建設工程審計的人員,不僅要具備工程造價、法律、管理、審計等相關知識,還應該掌握一定的計算機技術、網絡技術、數據庫技術、信息處理技術等。
二、高校建設工程跟蹤審計信息化建設的主要內容
(一)高校建設項目跟蹤審計信息化建設的總體要求
高校建設項目跟蹤審計信息化建設的總體要求是建立一個跟蹤審計信息化系統。此信息化系統應該縱向覆蓋建設工程的全生命周期,從建設項目的決策、設計直到竣工決算;橫向應包括建設項目的各個參與方。
通過建立高校建設項目跟蹤審計信息化系統,將數據收集、數據分析處理、審計信息管理、審計項目管理等功能集為一體,審計人員可以進入系統及時收取被審計單位提交的審計數據等資料,然后進行相關操作,從而實現建設項目跟蹤實時審計、聯網審計。
(二)高校建設項目跟蹤審計信息化系統具體應用平臺設計
高校應將建設項目跟蹤審計信息化系統設計為兩級應用平臺:一級平臺是綜合信息管理平臺,主要是提供信息錄入、交換和查詢;二級平臺為操作平臺,主要是輔助審計人員各階段本職工作的完成。
1.綜合信息管理平臺
跟蹤審計涉及學校規劃處、招標辦、財務處、施工單位、監理單位、設計單位、供應商、審計處等多個相關主體,各個主體間都有直接或間接信息交流。綜合信息管理平臺是跟蹤審計順利進行的基礎,綜合信息管理平臺的建立可以實現審計處與校內其他相關部門的業務對接,審計人員在審計時可以隨時調動所需資料進行審計,實現審計工作的自動化、信息化。如規劃處將相關審計原始信息以固定的格式錄入綜合信息系統,通過網絡系統將審計原始資料報送給審計處,同時報送相關紙質資料;中介機構與審計處之間信息得到互傳,便于審計處隨時對中介機構進行監督和管理,同時也可以達到資源多方共享,信息共通。
綜合信息平臺按序號、項目編號、項目名稱、項目類型、建設單位、施工單位、結算報送值、審定值、審減值、審計類別、審計人員等列項編制。由專人負責整理登記每個項目送審的所有信息,由項目審計人員填寫相關的審計報告信息,從而形成建設項目跟蹤審計管理的整體信息平臺。不同人員的操作權限和使用權限是不一樣的,為了保障信息質量及安全,系統均需要進行嚴格的權限設置,實現項目所有參與者在自己的權限范圍內進行操作,所有信息通過用戶名和密碼可以共享,可隨時審閱學校建設項目的各項審計情況。
2.跟蹤審計操作平臺
跟蹤審計涵蓋建設工程的立項決策階段、設計階段、工程招標階段、施工階段、竣工結算驗收等各階段,由于法律、法規及人員資質等多方面的原因,使得跟蹤審計在立項投資階段基本無法開展,為此,目前大多數高校建設工程跟蹤審計是從建設項目招投標階段開始的。下面是信息技術在幾個重要階段的跟蹤審計的應用。
(1)招標審計。建設單位職能部門在招標前,將相關資料分別以電子版和紙質形式送達審計處。在招標審計中,通過建立的綜合信息管理系統審核相關招標文件、手續及其他資料是否滿足招標的要求。招標文件中的工程量清單和招標控制價的審核是招標審計的重點。通過綜合信息管理平臺信息的傳遞,審計時只需調取上報的三維算量模型圖進行復核,檢查三維算量模型與圖紙等設計資料是否相符,確定了三維模型,軟件即可自動核實清單工程量,高效審核工程量清單及招標控制價,為確定最終的價款,掌握第一手資料。
招投標是基本建設項目審計中的一項主要工作,涉及項目的立項、招標、投標的全過程。招標項目的類型包括工程設計、勘察項目、采購項目、施工項目、安裝、咨詢等。系統主要包含招標投標業務的計劃管理、招投標各環節的審批管理、專家庫管理、從業單位資信管理及綜合分析統計功能。
(2)合同審計。規劃處將草擬的工程項目施工合同及其他相關合同、招標文件、中標通知書、中標單位的投標文件、中標合同修訂、合同補充等相關合同信息通過網絡系統上傳給審計處,審計處可通過信息系統審核合同的完整性及合同條款是否與招標文件、中標單位的投標書中載明的內容相一致,是否有與法律法規相抵觸的地方,合同中關于工程造價方面的條款,明確工程造價結算方式。審計處通過信息網絡系統將審計結果直接傳給規劃處,快速敏捷。
(3)工程施工審計。工程施工審計是目前高校跟蹤審計中最重要的階段,而且是跟蹤審計人員投入精力最多的階段,所以加強施工階段的審計信息化操作尤其重要。
目前多數高校在不斷擴建新校區,而高校內從事基建審計的人員有限。即使學校把建設項目委托給社會機構進行審計,作為高校內部審計也需要對中介機構的審計工作進行監督、對審計結果進行復核。工程量審核是跟蹤審計最重要的工作,約占審計工作量的80%以上,直接影響跟蹤審計的質量與速度。目前工程量計算最常用的軟件是三維算量軟件,是計算機以手工算量的思維代替繁瑣復雜手工算量的工作過程,能實現快速三維圖形建模,直觀、計算精度高、速度快,實現了工程量計算的自動化、智能化,自動匯總工程量。工程量審核一般按如下順序進行:甲乙雙方各自建立自己的三維模型后,先核對分部分項的總量,如總量有差別則核對每層的工程量,找到是哪些樓層的工程量導致的差別,然后針對有差別樓層的具體構件進行單構件核對,最終確定對錯并確定正確的工程量。與手工算量相反,是一個逐步細化的過程。任何數據都可以查閱出明細,并能直接查到模型的具體三維構件,一目了然。信息化跟蹤審計使審計效率和質量大大提高,工程驗收的同時相應的工程量審計完成,最終可以在工程竣工的同時跟蹤審計基本定案,真正實現了跟蹤審計的目的,這是以往手工審計所無法想象的。
在建設工程實施中,設計過程經常貫穿整個施工過程,不斷優化完善方案,而每次設計變更就意味著部分構件的尺寸、配筋等都可能發生改變,工程量也隨之發生變化,同時,工程變更、設備材料價格調整等都會影響工程數據的審核。運用計算機系統如三維算量軟件,可以根據優化方案調整三維模型,不管多么復雜的更改,都可以馬上更新計算,快速確定審定結果,省時省力。
(4)竣工結算審計。工程竣工結算是工程施工的最后一道工序,是建設工程驗收轉入正式投產使用的標志。竣工驗收審計目的是保證工程結算的真實性、完整性和準確性,防止弄虛作假、虛列高估資產、套取資金等行為的發生,進而合理維護高校利益。
利用信息網絡系統可以完整地整理和歸檔建設工程投資資料,包括設備、材料等的耗用量和單價。與套價軟件配合使用,選取定額計價模式或清單計價模式,自動套用定額,自動形成分部分項工程結算清單,操作更加簡便。三維算量軟件可以在完成算量后自動生成各種經濟指標,輕松給出局部的各項經濟指標,甚至是單個構件的指標。在工程竣工后信息系統可以自動分析對比工程造價指標,評價工程項目投資控制是否有效。審計人員根據評價結果撰寫跟蹤審計報告等,并錄入信息系統,為下一次跟蹤審計工作提供方便。
三、加快高校建設工程跟蹤審計信息化的相關建議
為加快高校審計信息化的建設,進一步發揮信息化在建設工程審計中的作用,結合目前高校建設工程跟蹤審計的具體情況,提出以下幾方面的相關建議:
(一)提高審計信息化意識
信息化對審計人員傳統的審計方式和工作方法帶來了挑戰,但是也為建設工程跟蹤審計工作帶來了發展契機。將信息化更好地應用于建設工程跟蹤審計中,對提高高校的投資效益,促進高校發展具有重要的意義。因此,要提高審計信息化意識,切實轉變審計觀念,創新審計模式和審計方法,爭取各方的有力支持,以積極的態度迎接信息化的挑戰,充分發揮建設工程審計職能,促進學校改革和建設的健康發展。
(二)引進并注重培養復合型人才
審計信息化的重點放在兩端:一端是與被審計單位的數據接口,關聯對應時間數據,解決采集什么數據、如何采集的問題;另一端是不斷開發創新,熟練應用審計軟件建立審計數據庫,解決采集來的數據如何利用。這就需要既懂專業知識又懂計算機的復合型人才。
一方面要對現有的基建審計人員進行計算機知識培訓,要求掌握并能熟練運用相關審計軟件,提高其計算機、網絡、數據庫等技術的應用水平;另一方面,可引進計算機專業人員,進行基建及審計專業培訓,針對目前高校跟蹤審計任務重、外聘中介多、新老校區地域不同、建設周期長等特點,開發跟蹤審計管理模塊、更先進的審計管理軟件,推進跟蹤審計信息化的進程,強化審計項目管理。
(三)不斷創新審計方式和方法
及時創新審計方式,建設信息系統管理和監督平臺,通過互聯網進行遠程跟蹤審計,采用遠程聯網實時跟蹤監督與階段性進駐現場審計相結合的方式,改變跟蹤審計主要依靠就地審計的傳統作業模式,并不斷查找信息系統現有的問題和需完善優化之處,促進信息系統更好地服務建設項目的順利實施和建設資金的規范管理。同時不斷探索并應用新方法,將信息技術應用在跟蹤審計業務各領域,如探索應用“3S”技術審計建設項目用地及實物工作量的真實性、合法性,以解決審計人員現場勘查成本太大且不準確的問題,有效地提高跟蹤審計的及時性和效率性。中國石油大學小黃山綠化工程跟蹤審計中就有效利用地理信息系統審計,確保了綠化工程量準確無誤,預防了施工單位的高估冒算。
高校審計部門還應充分利用計算機技術、網絡技術來開展跟蹤審計和遠程審計。利用現有的三維算量軟件、套價軟件等信息化技術,更新軟件管理系統,開拓創新新的技術和方法,完善高校建設項目跟蹤審計信息流系統、工程審計經驗數據庫和跟蹤審計案例庫等,從而更好地進行跟蹤審計,以提高工作效率,提升審計質量,全面實行高校建設項目跟蹤審計信息化。
總之,將信息化應用于建設項目跟蹤審計工作中,是建設項目審計工作的需要,也是其發展趨勢,高校內部審計部門應切實轉變觀念,提高信息化意識,依靠現代化的信息系統、網絡技術以及復合型的審計人才,建立好審計綜合信息管理平臺和操作平臺,切實加強高校建設項目審計的信息化水平。
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上海、深圳證券交易所,上海、深圳證券通信公司:
加強證券業通信系統建設是防范和化解全行業系統風險的重要技術措施。經過前期的廣泛調研和論證,現已完成“中國證券業通信系統1998-2000年建設規劃”及滬、深證券交易所通信系統互聯工程的方案準備工作,并經中國證監會批準立項實施,納入中國證券期貨業信息系統建設。工程費用由中國證監會??顡芨?。
請你單位在中國證券通信技術組的領導下,盡快組織實施,爭取按時完成工程任務。
隨著信息技術的不斷發展,企業內部運營管理的信息化程度越來越深。企業組織的經濟活動及財務管理活動越來越復雜與多樣化,與計算機的聯系越來越緊密。住房公積金內部審計環境也發生變化,為了順應內部管理信息化建設的不斷加快,住房公積金管理單位也必須加強組織的內部審計信息化建設,保持與組織的協調發展。內部審計信息化是指建立在組織管理信息化的平臺的基礎上,充分利用信息化平臺及信息化技術開展一系列的內部審計活動。內部審計信息化包括審計信息計算機管理及計算機審計兩個方面的內容。住房公積金管理單位涉及的資金大,面臨的運營管理風險,信貸風險,信用風險更復雜,加強內部審計制度建設,規范內部審計流程,加強內部審計信息化建設能有效遏制挪用住房公積金,騙貸、騙提等不良現象,從而對有效防范各類風險發揮重要作用。
一、住房公積金管理單位內部審計信息化建設現狀分析
(一)管理單位對內部審計信息化建設重視程度不夠
會計電算化的發展已經慢慢趨于成熟,然而組織內部審計信息化建設卻沒有跟上會計核算發展的步伐。部分住房公積金管理單位工作人員一直采用傳統的審計方法,而沒有充分意識到內部審計信息化建設對公積金管理的重要性。目前我國存在300多家管理單位,但其內部審計工作仍然存在一定問題急需改善。有些管理單位的審計機構并沒有真正脫離管理層,獨立性受到一定影響。管理單位內部也缺乏一套健全、科學、合理、有效的內部審計制度,無法保障內部審計流程的規范化及有效落實。住房公積金管理單位覆蓋面廣,涉及資金量大,運營頻繁,面臨的各種風險因素更加復雜多樣化,但是并沒有充分配備與業務量相匹配的專業審計人員。因此在住房公積金管理人員對內部審計信息化建設認識不足的基礎上,在考慮到信息化建設工程的復雜性及成本,更不敢輕易實施內部審計信息化建設。信息化建設基于計算機、互聯網、數據庫形成的一種創新型審計模式,信息系統的建設需要投入大量的財力、物力、人力。目前管理單位內部審計存在的問題及信息化建設的高成本使得管理單位相關管理人員不愿意改變當前的審計模式。
(二)內部審計信息化建設技術水平不夠
1.缺乏有效的內部審計信息化系統
內部審計信息化建設是一個復雜的系統化工程,該系統是以風險導向審計為理念,以互聯網和數據庫為審計手段,設立一個全面的、有深度的內部審計信息化系統,提高內部審計的質量和效率。然而在內部審計信息化發展的過程中,仍然缺乏成熟的計算機軟件,完善的審計信息化系統將不同審計項目,不同審計人員,不同審計時間等相關數據進行有效、及時的共享與溝通,體現信息化系統的及時性及共享性。信息化系統的不足有可能會延遲審計時間,加強內部審計的工作強度,不利于內部審計發揮加強內部控制管理工作,防范公積金管理風險,提高公積金運營效率的作用。
2.內部審計信息化軟件落后,無法滿足管理單位審計信息化建設的要求
審計信息化相關軟件的開發設計金融、會計、管理、審計等跨學科知識與技術,開發難度大,周期長。目前我國無論是事業單位還是企業,內部審計信息化建設仍然沒有普及,對審計信息化軟件需求較少。成本高,市場需求少,加大了研發該軟件的風險,使得市場上相關審計信息化軟件相對落后。雖然部分審計軟件能提供簡單會計數據搜集,會計憑證抽查,財務信息查詢等功能,但缺少審計流程控制管理、及時反饋等高端功能。住房公積金管理單位內部審計質量關乎公積金的管理效率和風險管理狀況,因此符合管理單位審計信息化建設需求的軟件更是少之又少。
(三)內部審計人才專業素質不夠
內部審計信息化工作是一項高度專業化,高度技術化的審計工作。區別于傳統的審計工作,內部審計信息化工作要求審計人員不僅熟練地掌握會計、財務、審計等相關的財會知識,同時還要能熟練運用計算機、互聯網、電子數據庫等工具,專業地操作信息化系統,實現計算機審計。但目前我們仍然缺乏既懂財會審計,又懂計算機的高端復合型人才。住房公積金管理單位內部的審計人員中,一部分掌握著扎實的專業知識,擁有豐富的審計經驗,但計算機知識和技能有限,而且由于年齡較大,接受新事物特別是計算機的能力較低,很難通過再學習從而熟練運用信息化系統全面、準確地對公積金的運營管理進行及時、全面、有效的審計。一部分年輕的審計人員雖然掌握了一定的計算機技能,但是仍然缺乏信息化系統專業的操作技能,而且年輕的審計員審計經驗有限,審計水平及計算機操作技能的有限性難以保證內部審計的質量。
住房公積金管理單位對內部審計信息化建設的重視程度不夠,導致其對審計人員專業素養和專業知識的培訓意識及培訓力度也不強,審計人員受領導意識的影響,削弱了其參加專業培訓的積極性,因此審計人員專業技能進步比較慢,不利于內部審計信息化建設目標的實現。
二、加強管理單位內部審計信息化建設的建議
(一)提高管理層及審計人員對內部審計信息化建設的重視程度
加強內部審計信息化建設首先必須提高管理人員對信息化建設的重視程度。管理單位的高層管理人員對審計信息化建設的重視程度直接影響管理單位信息化建設的程度及效果。高層管理人員的理念是管理單位發展的方向盤,只要管理層高度重視信息化建設,才能從根本上保證信息化建設的真正落實,才能有效呼吁所有員工積極地參加信息化建設。高層領導對信息化建設進行合理地規劃與設計,并將任務具體細分到各個部門、各個崗位,實時控制管理好內部審計信息化建設的執行。另一方面,必須提高內部審計人員對內部審計信息化建設的重視程度。審計人員是審計工作的主體,只有加強他們對審計信息化建設的認識,才能提高審計人員學習與信息化建設相關的新知識、新技能的積極主動性。通過不斷地學習,及時掌握相關的技能與知識,從而推動住房公積金管理單位的內部審計信息化建設。
(二)加強管理單位內部信息共享平臺建設
內部審計信息化系統及相關軟件的約束來自于軟件開發商供給的影響,但是管理單位作為需求方仍然可以通過需求推動供給的機制促進軟件開發商加大力度研發信息化建設的相關軟件及系統,為做好內部審計信息化建設提供技術支持。如果各事業單位和企業都越來越重視審計信息化建設,就會推動開發商投入大量的人力、財力、物力研發與需求相匹配的軟件與系統。管理單位除了要加強對信息化建設的認識之外,可以加強與開發商的合作,以需求推動供給,最終達到雙贏的局面。
住房公積金管理單位規模大,資金量多,更需要審計人員應該充分利用網絡優勢,構建內部信息共享平臺。會計數據,審計相關數據,內部審計操作流程,內部控制監督機制等相關信息得到共享,形成完整的審計檔案數據庫,并及時更新具有時效性的信息,保持信息共享平臺的及時性及有用性,為做好內部審計信息化建設搭建豐富的電子數據庫。
(三)加強審計隊伍建設,培養高度專業化的復合型人才
審計人員的專業水平及技能水平直接影響內部審計的質量與效率,同時內部審計信息化建設工作的復雜性對審計人員的知識結構和計算機能力提出更高的要求。只有加強審計隊伍的建設,培養與信息化建設對口的復合型人才,才能真正做好內部審計信息化建設。首先,管理單位通過制定完善的薪酬制度和福利標準吸引在財務會計、審計、經濟學、管理學、計算機等方面的高端專業人才,并結合有效的激勵機制,充分調動高端人才及其他工作人員的積極性與主動性,同時制定科學合理的員工管理體制,使審計人員明確各自的職責及利益;另外加強審計人員專業知識、專業技能、職業道德的培訓,不斷更新審計人員的專業知識結構,增強職業技能,提高公正自律的主動性,為做好內部審計信息化建設奠定基礎。
[關鍵詞]高校;內部審計;信息化
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.038
[中圖分類號]F239.45 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2016)04-00-02
1 高校內部審計信息化發展現狀及必要性
社會的發展離不開網絡技術的發展,高校的發展同樣如此,隨著計算機的普及,信息系統的廣泛使用,大量的經濟業務活動通過網絡實現了無紙化,使審計環境越來越復雜。這些變化使審計對象越來越依賴于各種信息系統,而且審計線索和程序都將發生巨大變化。為適應環境變化,滿足自身需要,審計必須利用現代信息技術手段,實現信息化。
審計分為政府審計、社會審計和內部審計。政府審計信息化建設得益于審計署的“金審工程”,起步較早,資金投入較大,取得了豐碩成果。以會計師事務所為主的社會審計信息化建設起步更早,在市場競爭中不斷完善、不斷創新,功能全面強大。而內部審計本身發展就比較晚,而且在過去相當長的一段時間有些單位就沒有設立內審部門,即使設立也是擺設,沒有很好地受到人們的重視。所以內部審計信息化發展非常滯后,尤其是事業單位,比如高等學校。
近些年國家對教育事業特別是對高校的投入逐年增加,除教育事業撥款外,科研經費的投入也迅速增長,但財政撥款所占高校資金來源比重日益減少,科研經費、社會捐贈、社會服務收入等成為高校資金來源的主要方面。此外,隨著高校招生規模的擴大,很多高校興建新校區,加強基礎設施的建設和維修,資金需求也隨之增長迅速。作為高?!氨=♂t生”的內部審計越來越受到領導重視,而面對日益復雜的經濟業務,傳統的審計技術和方法顯然不能滿足需要,高校內審信息化建設就顯得尤為重要和迫切。
2 高校內部審計信息化建設三階段
筆者通過借鑒審計署“金審工程”成功案例再結合高校自身特點和高校內審信息化發展狀況,提出高校內審信息化建設三階段構想。筆者建議由教育部下屬中國教育審計學會統一領導構建高校內審信息化平臺,由各省級教育廳設立高校內審信息化分平臺,對各大高校內部審計信息實行標準化管理。
2.1 第一階段:高校內審軟件階段
目前絕大多數高校內部審計還停留在利用Office軟件對財務數據進行簡單加工和處理的階段。一小部分高校開始使用各種審計軟件,目前市面上的審計軟件不僅種類少,而且很多都是在企業審計軟件的基礎上改動而成,其功能大多是企業審計的套用,因此不能很好地解決廣大高校一線內審人員迫切需要解決的問題,實用性不強。還有一小部分高校獨立研發內審軟件,但往往由于對技術力量要求高、研發周期長、資金投入大等因素的局限,在軟件的成熟度和后期維護等方面都存在一定的缺陷,很難在高校中推廣并形成規模效益。
高校內審信息化發展的首要任務是開發出一套適用于高校的內部審計軟件,筆者建議由各高校內審業務專家和計算機專家聯合開發,資金由教育部統一撥付,統一管理。
完成本階段可以大大提高經濟責任審計、財務收支審計、專項資金審計及預算執行審計等工作的規范性和效率,同時還能拓展計算機審計在高校的應用領域。
2.2 第二階段:高校內審系統階段
第一階段重點關注的是高校資金的真實性、合法性、合規性和效益等情況。然而近幾年,高校充分意識到信息化建設的重要性,紛紛加大了對教學、科研、財務、人事、基本建設、國有資產及后勤等方面信息化建設的資金投入,而上述各方面恰恰是高校內部審計的重點領域。被審計對象越來越依賴于各類信息系統,這就是第二階段要解決的問題。
高校內審信息化第二階段要建立以審計軟件為基礎的高校審計信息系統,通過這個系統可以直接對教學、科研、財務、人事、基本建設、國有資產及后勤等信息系統進行監督,評估信息系統的風險和獲取必要的數據。
完成本階段可以實現現場審計、遠程審計、實時審計。由于被審計對象越來越依賴于各類審計系統,而傳統的審計方法和技術顯然不能滿足信息化日益發展的需要,本階段可以實現信息系統審計。
2.3 第三階段:高校內審信息平臺共享階段
第二階段實現了高校內部審計信息互聯互通、數據共享階段,但是無法和上級部門和兄弟高校之間實現很好地信息溝通和交流。
高校內審信息化第三階段將建立從教育部到各省教育廳再到各高校的一個內審信息平臺網,如圖1所示。
以下是在這一階段要實現的具體目標。
第一,建立一個專業高校內部審計網站,及時和更新審計信息,面向公眾監督,及時收集高校內外對高校內部審計工作的各種建議和意見,不斷反思、不斷改進、不斷創新,促進高校內部審計不斷發展完善。
第二,建立豐富的高校內部審計業務數據庫。分步分級收集和完善高校各種專業審計數據庫和公共數據庫,比如審計統計數據庫、審計案例庫、審計專家經驗庫及審計法律法規數據庫等,從而實現各高校信息共享、技術共享。
第三,建立遠程審計操作平臺。可以實現各高校遠程審計互幫互助,同時也方便上級主管部門抽調各高校內審人員參加一些審計項目,可以實現遠程協助審計。
完成本階段可以建立從上級主管部門到各地方高校的內審信息網,可以實現上級主管部門和高校、高校和高校之間的信息共享、技術共享。
3 實現高校內審信息化建設三階段的建議
3.1 上級主管部門和高校領導要重視內部審計信息化建設
上級主管部門和高校領導要充分認識到審計信息化建設是高校內部審計提高審計效率和質量、全面履行監督和評價職責的必然要求。領導的重視和支持是開展內部審計信息化建設的前提條件。審計信息化不只是個技術方法的問題,它對審計工作的技術、方法、程序、質量和管理,乃至審計人員的自身素質和思維方式都會帶來深刻的影響。建設內部審計信息化,實現“數字化審計”不僅涉及技術問題,更涉及管理問題,比如管理方式的改變、相關制度準則修訂。因此,只有上級主管部門和高校領導重視審計信息化建設工作,在經費保障、人員安排和制度政策等方面給予大力支持,才能為審計信息化創造良好的內外部環境。
圖1 教育部高校內審信息管理平臺
3.2 制定和完善高校審計信息化的標準和準則
盡管國家審計署和中國內部審計協會先后了《審計機關計算機輔助審計方法》《信息系統審計》《計算機信息系統環境下的審計》等有關審計信息化的準則和規范,但還是缺乏對計算機信息系統開發和系統功能審計方面的實施細則,總的來看較為概括和籠統,也不夠完善。因此上級主管部門要盡快研究和制定對高校內部審計信息化建設具體的指南或細則以及與高校內部計算機審計相關的規章制度。
3.3 加大高校內審信息化人才的培養
要想推動高校內審信息化的實施和發展,培養人才是關鍵。內審信息化建設不僅僅硬件設備要跟上,更需要配備懂信息技術的人員隊伍。為加強信息系統審計人才的培養,對外可以引進人才,對內要善于培養人才,雙管齊下加快培養具有復合型知識結構的計算機審計人才。
高校內部審計部門可以通過參加信息系統知識培訓,提高審計人員的信息技術水平和計算機實際操作能力,以問題促學習,使審計人員信息化水平在實踐中逐步提高。此外,也可嘗試將內部審計人員送到社會中介機構或審計軟件開發部門學習,通過與專業計算機審計人員和軟件技術服務人員的溝通,提高其計算機審計的實際操作能力。
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關鍵詞:高校;內部審計;信息化
近年來,隨著我國高等學校辦學規模不斷擴大,國家和社會投入的辦學經費日益增加,高校經濟活動的增多,更加突出了高校內部審計工作的重要性與緊迫性?,F代計算機技術與網絡技術已廣泛應用在高校的教學、科研等領域,這也為高校內部審計提供了新的環境、技術與方法。
一、高校內部審計信息化現狀
相對于政府、社會審計工作我國高校內部審計信息化建設的發展仍處于滯后的狀態,其主要原因是對審計信息化建設的重視程度不夠,傳統的審計方式模式根深蒂固,影響信息化建設的進程。但是高校具備擁有人才資源的優勢,推動了信息化建設的發展,總結我國高校內部審計信息化的發展現狀主要表現在以下方面:
(一)審計部門及信息化人員隊伍建設方面
我國高校內部審計部門設置主要有幾種形式:隸屬紀委或財務部門管理,由校長直接負責的獨立機構,由主管院長負責的獨立機構,目前我國絕大多數高校已經設置獨立的內部審計部門,其中部分高校建立了校長負責制,管理級別越高內部審計部門獨立性越強,審計效果越好。同時管理者信息化意識的高低直接決定信息化發展水平,隨著社會信息技術發展及高校信息化建設的不斷普及,目前高校領導者信息化意識也在逐漸增強,高校內部審計越來越受到領導重視與支持。高校內部審計人員配置中注意引進計算機、信息管理等信息化人才,在審計人員后續教育中開設信息化課程,組織內部審計人員參加信息化培訓等措施極大提升了內部審計人員的信息化整體素質,是實現內部審計信息化的重要途徑。
(二)硬件系統建設方面
隨著社會信息化的發展及審計工作重要性的提升,高校內部審計從傳統的手工審計方式向現代化審計方式轉變,在高校內部審計工作中逐步引入計算機技術及網絡技術,高校各級領導不僅重視內部審計工作的進行,而且注重改善工作條件,不斷加大基礎設施的投入,配備了電腦、打印機、掃描儀,復印機、交換機等硬件設備,有效的提高了工作效率。
(三)軟件及網絡建設方面
目前,我國大多數高校具備自己的校園網,實現了各部門間的網絡互連,方便了內外部的聯絡溝通,高校審計部門網站也是高校校園網的重要組成部分,絕大多數高校在校園網中建立了獨立的審計部門網站,對審計知識進行宣傳,對審計工作進行公示,促進了審計工作的發展。大部分高校的審計部門配備了專門的財務審計軟件(如神機妙算)及工程審計軟件(如廣聯達),減輕了審計人員的工作強度,提高了辦事效率。
二、高校內部信息化建設存在的問題
(一)觀念不強,思想落后
內部審計信息化發展不僅僅是計算機與網絡技術在審計中的應用,更重要的是審計人員思想和觀念的轉變。近年來,有些高校審計部門領導在信息化建設上面思想落后,觀念不強,投入不足,忽視改革與創新,導致審計管理信息化建設面臨困難。
(二)人才不足,復合型人才缺乏
雖然各高校在促進內部審計人員的綜合素質上做了大量的工作,每年都會有不同程度的相關業務培訓,但由于種種原因高校的審計信息化建設仍停滯不前。一方面部分審計人員是由財務部門轉調來,人員年齡偏大、知識結構單一、思想落后,整體綜合業務能力偏低,缺少與時俱進的創新精神。另一方面部分審計工作人員認為配備了電腦、搭建了校園網絡,安裝了審計軟件就意味著實現了審計信息化,忽視了信息化知識的學習,同時具備較高計算機水平及審計專業知識的復合型人才不足,很多高校都出現空有一套設備和軟件卻不能在實際工作中發揮作用。因此復合型審計人員的缺乏直接制約著信息化建設的發展。
(三)研發滯后,專有軟件缺乏
目前,許多高校審計部門資金投入不足,導致計算機軟硬件系統更新維護落后。絕大多數高校都已實現了全校聯網,很多高校甚至擁有自己的校園網絡,審計部門只是建立了自己的網站,卻沒有實現與財務、基建等部門的信息系統聯網,同時目前針對高校單位的審計軟件仍然不夠成熟。即使有些高校已經使用計算機軟件進行審計工作,但是由于使用單機版本的審計軟件,致使不能實現數據的共享,嚴重影響工作效率并且浪費人力物力。開發具有高效特色的審計軟件,搭建信息化管理平臺,是我們目前當務之急。
(四)高成本投入
一方面,高校是人才聚集的地方,科技創新成果如雨后春筍般產生,隨著我國經濟的發展,高等院校也緊隨其后走上了產學研相結合的道路,經濟活動的增加必然導致審計任務的加重;另一方面,多數高校具有龐雜的職能部門,且形式各異,有純事業性質的、有校企合辦的產業部門等,因此造成審計對象差異大,范圍廣,審計對象、標準、方法多元化的特點,很難有一套完全適合高校通用的軟件。高校自主開發的軟件往往由于資金、技術、穩定性及后期的升級服務上跟不上難以推廣;軟件開發商雖然可以提供很好的技術和服務上的支持,但缺少對高校內部審計的深入了解。這些因素都導致了高校審計信息化建設的成本高,制約信息化建設前進的步伐。
三、關于加強高校內部審計信息化建設的思考
(一)轉變觀念,加強認識
高校審計部門領導應從管理上推動信息化建設的進程,提高部門人員對信息化建設的重視程度,做好內部審計的培訓工作,提供經費上的支持。搭建信息化管理平臺,提供數據接口及相關的技術支持,確保信息化建設的順利進行。同時各高校間的審計部門也應增強交流,轉變觀念,互取長處,努力推動高校內部審計工作由傳統審計模式向現代信息化審計模式轉變,適應時展的要求。
(二)加強隊伍建設,培養復合型人才
推動高校內部審計信息化建設不僅要依靠軟硬件設備的投入,更重要的是組建綜合業務能力高素質人才隊伍。目前高校內部審計部門普遍存在人員不足、知識結構單一的問題,缺乏相應的培訓成為高校內部審計信息化建設中的瓶頸。通過引進擁有全面知識結構的人員或加強內部人員的培訓,吸取社會審計信息化建設的先進經驗,提高審計人員的計算機水平及專業財務能力。通過各種途徑大力開展相關業務知識培訓,根據不同人員的具體情況制定針對性、重點性強的培訓計劃,將信息技術與審計專業知識相結合,完善審計人員的知識結構,為信息化建設提供人才保障。
(三)擴大硬件投入,加速軟件開發
推進信息化建設,配置審計工作中使用的計算機軟硬件系統是基礎條件。一方面,配置審計機構必備的電腦及其他辦公輔助設備,搭建配套的網絡平臺;另一方面,配置高校內部審計工作需要的專業軟件,或積極配合軟件公司開發、定制適合本高校的信息化平臺。目前,高校審計中常用的軟件一種是高校自主開發的,針對性強但投入大,后期維護難;另一種是軟件開發商設計的審計軟件,通用性強但常存在數據接口不一致,業務系統難對接的問題。相對于硬件的配置,建立專有的軟件系統及更新維護顯得更為的復雜和重要。雖然現在市場已開發出相對成熟的審計軟件,但是在實際的應用中還是會或多或少的存在和本高校經濟活動不相一致的地方,成為影響信息化建設因素之一。只有使審計軟件與高校日常經濟活動、審計業務相結合,才能充分發揮信息化建設的優勢,提高辦事的效率。
(四)完善法律法規體系和審計標準準則
一方面,內部審計機構應加速制定針對內部審計信息化建設的指導性文件和準則,尤其是審計信息化建設的標準化工作,確保審計機制安全、有效運行。另一方面,在信息化建設的條件下,傳統的審計方法、方式已不再適應現代審計要求,審計部門應結合信息化審計具體要求,制定出相關的管理制度和質量控制辦法,確保審計工作的安全性、可靠性、科學性,避免審計重可能出現的風險。綜上所述,受單位特點的影響,高校內部審計信息化建設將是一項長期的工作任務,需要審計、財務、各審計對象、相關軟件開發公司等多方的配合。高校內部審計信息化的建設具有重大的意義,對內部審計工作的發展,工作效率的提高都起到了積極的作用。高校應該加強對信息化建設的重視程度,推動內部審計向著信息化、智能化、專業化的方向發展,為高校審計工作的發展創造良好的環境。
作者:鄧敬萍 單位:鄭州大學 新鄉醫學院
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