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檔案管理基本理論范文第1篇

對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規定，但是原始材料的系統性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權的評估，新專業評審等，在根據不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉而發生遺失現象。

一、會計循環與檔案管理流程

通常情況下，企業以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎，以記帳憑證為依據，對財物的進出進行分類登記，全面連續系統地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環往復的過程，這個過程叫做會計循環。它通常包括以下幾個環節：

(一)開設帳戶：根據企業歷史交易情況開設總分類帳戶，設置會計科目。

(二)會計分錄：根據會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。

(三)過帳：將分錄簿記錄的內容過到相應的總分類帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財務報表：通過編制財務報表說明本會計年度內會計主體的財務狀況、經營成果和現金流動。

會計循環的具體圖示

與會計循環類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統計、分析等工作環節也是一個連續的動態管理過程，前后繼起，環環相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現象的發生。但和會計循環不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據教學常規工作先編制目錄索引，建立目錄與數字代碼之間的對應關系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉情況。然后開設總分類目錄，根據總分類目錄，設置文件盒。依據內容需要，建立統一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示

二、會計科目與檔案目錄

會計科目是對會計對象的具體內容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內容進行會計核算和監督，就需要根據其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經濟內容有很大不同，在經營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應該根據經濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。

(一)目錄設置必須結合教學主體的特點。即根據教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結果的目的來確定應該設置哪些檔案目錄。

(二)設置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業務檔案的類別，設定分類的標識;二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規活動、項目決策及信息管理。

檔案管理基本理論范文第2篇

應該說，進入21世紀，人們處于一個紙質與電子、模擬與數字共存的狀態，處于傳統管理向現代管理轉變的過渡轉型期：檔案館內部存有大量的紙質檔案、縮微膠片、錄音和錄像帶等各種載體的實體檔案，檔案館新接手的檔案既有各種形式的電子信息，也有大量的紙質檔案。在這個特殊時期，檔案載體形式多元化、管理工作復雜化、技術手段多樣化、服務利用個性化成了現實的挑戰，而檔案管理的組織和隊伍卻很難隨之更新和發展。因此，隨著檔案資源和檔案信息管理規模的不斷擴大，檔案信息的管理問題勢必引起社會的高度重視，引起檔案工作者思考同一的管理思路，兼顧所有載體檔案的統籌管理。

一、檔案管理傳統理論面臨的機遇

在知識經濟快速發展的今天，人們對檔案資料的需求呈現出全方位、多元化、高效率的趨勢，檔案館目前的單一館藏結構、有限館藏內容很難滿足人們的這種需求。挑戰與機遇并存，困難與發展同在；現代信息社會對檔案管理傳統理論的嚴峻挑戰，同時也意味著檔案管理傳統理論面臨著絕佳的更新和發展機遇。

1、社會環境的巨大變化。當前我國社會安定團結、經濟穩步快速發展、民主政治建設穩步推進，全社會正在堅持以人為本，全面、協調、可持續發展的科學發展觀，推動物質文明、政治文明和精神文明的和諧發展，努力構建社會主義和諧社會。這就為檔案管理理論的更新與發展提供了較好的社會大環境。

2、國際交流與合作不斷開展。檔案管理傳統理論所面臨的嚴峻挑戰具有全局性、廣泛性和全球性的特點，這必然會增強世界范圍內的廣大檔案界人士發展更新檔案管理理論的緊迫感，促進他們不斷進行創新性思考與探索，不斷加強區域之間、國家之間、學科之間、行業之間的交流與合作，從而有效推動檔案管理傳統理論的革新。

3、檔案科學研究工作日益深入。現代檔案學教育層次多種多樣，同時為了適應時代和實踐需要，現代檔案學教育往往注重培養和造就掌握現代信本文由收集整理息技術、具有廣博管理知識的檔案專業人才，這些人才較少受到傳統觀念與思想等條條框框的束縛，思想活躍，必然能促進檔案學理論的發展與進步。

4、現代信息機數飛速發展。運用現代信息技術的檔案管理實踐必然會逐步積累起許多成功的經驗或者失敗的教訓，通過對經驗和教訓的概況總結、抽象升華，必然會形成適應新的信息技術、新的網絡環境的行之有效的現代檔案管理的新理論。

二、檔案管理理論對檔案數據庫建設的影響

1、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用。

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。

在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據檔案的一般特征作為分類標準和依據，根據嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。

歷史主義的分類思路是按照事物的現實存在狀態與界線對事物進行區分的，強調根據事物的現狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。

2、全宗原則及其理論發展。

對檔案數據庫建設發揮指導作用檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的

 

轉貼于

是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。

3、電子文件管理理論。

為檔案數據庫的未來發展提供營養電子文件管理已經成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環境中業務過程和業務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。

電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監控措施應當前置到電子文件管理系統的設計之中，包括對其運動全程的狀態記錄。檔案數據庫在電子文件管理環境中如何發揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統檔案進行事后管理不同，現代文件檔案管理倡導的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標、要求、規則等進行系統分析，將需要在文件形成階段實現的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數據結構的設計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數據元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。

換言之，檔案數據庫不能像傳統方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數據建設，而是要在第一時間規劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態跟蹤，將各個環節需要記錄的數據各就其位，構成一個完整的數據鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。

檔案管理基本理論范文第3篇

關鍵詞：檔案 管理 現代化目前，由于計算機網絡技術和信息化技術的迅速發展，，人們深刻的意識到成功傳統的檔案管理方法已經不再適用這個的社會，而且傳統的檔案管理方法中存在的各種問題也都阻礙了社會發展的進程。因此，人們開始對檔案管理進行了一定的探索，而且還賦予了現代化檔案管理的新內涵，近幾年來，人們對檔案管理的要求越來越高，檔案管理也進行了不同程度的改革，但是由于我國在檔案管理這方面還沒有做出明確的規范，因此目前我國的檔案管理方法，還與許多發達國家還存在著很大的差距。所以，為了加快檔案事業現代化的進程，我們采取相應的措施，從而保障檔案事業發展的順利進行。

一、檔案工作現代化的必要性

隨著全球經濟一體化的到來，我國的市場經濟也逐漸的融入到其中，因此如今的市場競爭壓力越來越大。而檔案管理無論是政府還是企業都是十分需要的，所以加強檔案管理不但有利于企業的運作，還能促進社會主義市場經濟的發展。目前，由于社會主義現代化思想的提出，對于檔案工作的改革是勢在必行的，這不但是社會經濟的需要，也是人類社會進步的需要。因此，實現檔案工作的現代化是建設社會主義現代化經濟中，必須要經歷的過程。只有做好了這一點，我國的市場經濟才可以得到很好的發展。

在傳統的檔案管理中，對于檔案不能快速、準確、完整的保存和管理，一直是檔案管理中存在的最大的問題。所以我們只有通過不斷的改革，采用現代好電子信息的管理手段，才能很好的解決我們以前無法解決的問題，而且實現檔案現代化管理符合當前我國國情，有利于我國社會經濟的發展。

二、檔案管理工作現代化的主要內容

現代化的檔案管理工作是一項創新性、知識性很高的工作，而且它在不同的時期，有著不同內容，而這些內容是根據當時的社會環境而論，而且需要人們在長期的理論和實踐中去探求，把檔案里面的資源信息化，再通過不同的方法表現出來。目前，由于電子化信息時代已經到來，在檔案信息的管理上和以前的檔案管理又存在著許多不同的地方，其主要的不同點就是核心內容。

1. 檔案工作技術現代化

檔案的管理技術是指，把檔案中的資源信息化，通過記錄、儲存、整理、加工等方法進行管理。而且隨著電子信息時代的到來，計算機網絡技術已經廣泛的應用在我們的生活中，因此隨著時代的變化，檔案工作技術也發生了一定的變化，人們開始把檔案中的信息應用當前先進的計算機軟件中，實現檔案工作的現代化，讓人們可以享受到資源共享的真正意義，而且在真正意義上實現了檔案的自動化管理模式。

2. 檔案工作組織與管理現代化

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

3. 檔案干部知識化

由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

4. 檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

三、檔案工作現代化的作用

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。

利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創造極為方便的條件。科技在迅猛發展，社會在不斷進步，檔案部門要充分認識檔案現代化、信息化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新方法，與時俱進、進取，全面推進檔案現代化、信息化建設，促進檔案事業持續健康快速發展，為國家改革開放和現代化建設服務。

檔案管理基本理論范文第4篇

一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

二、建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

四、提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

五、提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

檔案管理基本理論范文第5篇

關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規范化管理

會計檔案是各單位檔案實現規范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結和歸宿。可是，會計工作的連續性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規范化管理工作的質量、水平也就難以得到保證。

一、會計檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對會計檔案工作實施規范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規范化管理出現嚴重偏離現象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業務的一種簡單延續。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經過系統的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。

2.會計業務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規范化管理。

3.導向錯誤。會計工作重業務輕檔案管理的現象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內心層面就出現了松懈現象：對于不符合會計檔案規定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。

4。會計檔案規范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構也沒有，更談不上規范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新換代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。

6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內，并沒有付諸實施。外部環境不成熟，內部準備不充足是影響會計檔案信息化、數字化發展的內在因素。

二、規范會計檔案管理的應對措施

1.加強組織領導。近幾年來，由上級業務主管部門對各單位檔案規范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業經費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態化、制度化。

2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據相關檔案法規和辦法，結合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規范化要求，組織力量夯實檔案規范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環節進行嚴密監控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環節有序進行，實現會計檔案走上規范化管理的道路。

3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結構，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。

4、會計檔案規范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規化、科學化、規范化，制訂并出臺規范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數據泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當的編研工作，如基礎數據匯編和財會法規方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。

6.努力實現會計檔案管理信息化。信息化是檔案發展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發展而不斷優化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續和過渡。如果不能恢復原來的管理系統，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統。所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩定。

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