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人事檔案管理優(yōu)化范文第1篇

受我國傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個完全封閉的領(lǐng)域，在這一領(lǐng)域內(nèi)，人事檔案管理體制又是一個強(qiáng)調(diào)內(nèi)外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經(jīng)在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內(nèi)容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術(shù)手段落后等。在這樣一種現(xiàn)狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑成為學(xué)者和相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者討論的熱點。本文將著重從人事檔案管理工作優(yōu)化改革的必要性和具體路徑出發(fā)展開下面的論述。

二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性

本文認(rèn)為之所以強(qiáng)調(diào)改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：

（一）知識經(jīng)濟(jì)時代的必然要求

對人事檔案管理的認(rèn)識不斷加深以及重視度不斷提升的現(xiàn)象是與世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展到以知識經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的階段這一社會經(jīng)濟(jì)背景是分不開的。知識經(jīng)濟(jì)是指一種經(jīng)濟(jì)增長主要依賴于知識的生產(chǎn)、擴(kuò)散和應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。在這樣一種經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，知識積累是經(jīng)濟(jì)增長的源泉，而知識的積累和技術(shù)的進(jìn)步則主要依靠人力資本。于是知識經(jīng)濟(jì)背景下，人力資源管理便成為最受關(guān)注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數(shù)據(jù)和信息的材料便成為管理者們關(guān)注的重點所在。

（二）實現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面

企業(yè)管理不僅僅是生產(chǎn)和經(jīng)營這些看得見的價值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術(shù)和知識密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識財富也是企業(yè)管理者需要倍加關(guān)注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進(jìn)人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現(xiàn)象時有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現(xiàn)企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標(biāo)的員工，提高企業(yè)員工的總體質(zhì)量。

（三）增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的有力手段

知識經(jīng)濟(jì)時代，知識和人才是財富創(chuàng)造的源泉。那么在市場經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展方向和目標(biāo)，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對于企業(yè)有效利用人才資源，實現(xiàn)自身的長足發(fā)展，增強(qiáng)和保持市場競爭力的重要手段。

三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個原則

在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應(yīng)當(dāng)首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認(rèn)為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應(yīng)當(dāng)堅持以下原則：

（一）服務(wù)為導(dǎo)向的原則

檔案資料是記載個人基本信息、整體素質(zhì)和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認(rèn)識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現(xiàn)為用人單位和個人服務(wù)的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質(zhì)和能力的素材，同時注意保護(hù)個人基本信息和隱私不被泄露和不當(dāng)使用。

（二）保證檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確的原則

考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內(nèi)容的完整準(zhǔn)確對于企業(yè)和個人來說都是至關(guān)重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象。準(zhǔn)確性要求是指檔案資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、不存在模糊不清、無法確認(rèn)的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。

（三）實行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理原則

因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉(zhuǎn)，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導(dǎo)下，本文認(rèn)為應(yīng)從以下幾個具體方面出發(fā)，具體實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標(biāo)，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認(rèn)為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對于企業(yè)人事檔案的利用和利害關(guān)系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權(quán)限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對人員的管理，也有利于促進(jìn)企業(yè)改進(jìn)管理方法和制度實現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強(qiáng)的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標(biāo)要求，并且明確崗位職責(zé)，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學(xué)性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設(shè)，提高整個檔案管理工作隊伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強(qiáng)化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務(wù)能力，增強(qiáng)其對現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識的掌握程度。最后，借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。計算機(jī)和信息技術(shù)的已經(jīng)深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術(shù)能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進(jìn)行簡單的電腦錄入和輸出，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的不同管理目標(biāo)，對人事檔案進(jìn)行全面的處理和利用。

五、結(jié)語

人事檔案管理優(yōu)化范文第2篇

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案管理；價值；優(yōu)化路徑

1大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的價值

在高校的人事檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)有非常重要的價值。第一，收集價值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統(tǒng)的檔案管理通常用紙質(zhì)的方式進(jìn)行，使用起來不是很方面，時間久了還會造成數(shù)據(jù)丟失的情況。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠系統(tǒng)的收集高校的人事信息，并且對這些信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和儲存，為實現(xiàn)人事檔案管理的信息化打下良好的基礎(chǔ)。第二，管理價值。高校的人事檔案中有非常復(fù)雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以發(fā)揮計算機(jī)以及云存儲技術(shù)的作用，促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行。第三，使用價值。在高校的人事檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以通過計算機(jī)的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進(jìn)行檔案管理工作，這對人事決策是十分有利的。

2大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1更新人事檔案管理的理念

在大數(shù)據(jù)背景下，高校應(yīng)該對以往的檔案管理理念做出改變，對檔案管理信息化的重要性有充分的認(rèn)知。高校可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)對復(fù)雜的人事檔案進(jìn)行收集、分類以及存儲，在這個基礎(chǔ)上制訂與高校的實際情況相符的管理系統(tǒng)。另外，高校還應(yīng)該使檔案管理制度不斷完善，修正現(xiàn)階段的管理機(jī)制，讓每一個管理人員都明確自己的職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容，讓檔案管理人員在實際工作中嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來進(jìn)行信息化管理。

2.2積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺

在更新了檔案管理的理念之后，高校應(yīng)該加大在資金方面的投入，對管理人事檔案所需要的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)進(jìn)行更新。在硬件和軟件都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)之后，可以在這個基礎(chǔ)之上構(gòu)建大數(shù)據(jù)的管理平臺。在構(gòu)建管理平臺時，應(yīng)該對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，并且辨別其真?zhèn)蝃2]。與此同時，要以部門為單位建立基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確地將每一份人事檔案中的編號、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對人事檔案進(jìn)行有效分類，方便在以后需要的時候進(jìn)行查詢。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)該將人事檔案和與之相關(guān)的職能部門連接在一起，方便以后對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時更新。

2.3構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)背景下，高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時應(yīng)該對以往的思維模式做出轉(zhuǎn)變，構(gòu)建“大檔案”思維，從多個角度對人事檔案的資料進(jìn)行收集和管理。在對大檔案進(jìn)行構(gòu)建的過程中，應(yīng)該將端口作為基點，全方位檢測檔案資料，從而促進(jìn)人事檔案管理效率的提高。同時，對于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識產(chǎn)權(quán)不受到侵害。大檔案體系有很大的規(guī)模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應(yīng)該對檔案信息之間的有關(guān)聯(lián)系有準(zhǔn)確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發(fā)揮出來。

2.4改進(jìn)高校人事檔案管理方法

高校的管理人員應(yīng)該對人事檔案管理加大開發(fā)力度，提升管理人員的管理意識，從而更好地滿足社會的需要。管理人員可以通過信息技術(shù)來進(jìn)行人事檔案的管理，將科技的作用真正發(fā)揮出來，用數(shù)字化的方式來進(jìn)行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數(shù)字技術(shù)對檔案信息進(jìn)行存儲，實現(xiàn)資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務(wù)。這樣一來，用戶就可以自行對檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，將更多有價值的信息挖掘出來，從而促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的提高。通過在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，并且對制度進(jìn)行創(chuàng)新，能夠更好地實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.5提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為了更好地實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術(shù)水平是十分必要的。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅要精通專業(yè)的檔案管理知識，信息技術(shù)水平也要達(dá)標(biāo)，并且還要具有良好的思想覺悟和責(zé)任感。因此，高校在進(jìn)行信息化的人事檔案管理時，應(yīng)該對管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。在招聘檔案管理人員時，應(yīng)該綜合考量他們的專業(yè)水平和計算機(jī)水平，從而使檔案管理人員的質(zhì)量從整體上得到提高。

3結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善。因此，高校應(yīng)該對人事檔案管理的理念進(jìn)行更新，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺，構(gòu)建“大檔案”思維，改進(jìn)高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃昆.高校人事檔案管理及應(yīng)用研究[J].蘭臺內(nèi)外,2019(19):21-22.

人事檔案管理優(yōu)化范文第3篇

關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 科學(xué)性 學(xué)校

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

學(xué)校人事檔案部門是保存和提供個人人事檔案的專屬機(jī)構(gòu)，它要真實完整的記載個人履歷、黨政材料、獎懲處分等可供組織參考的很多材料。因此，學(xué)校的人事檔案也為正確選拔干部提供了全面考察和正確選拔的重要參考依據(jù)。接下來我們主要是從以下幾方面職能的強(qiáng)化來進(jìn)行淺析：

1 強(qiáng)化人事檔案的規(guī)范整理

人事檔案的規(guī)范整理首先就是對收到的歸檔材料進(jìn)行審核，審核目的就是 看此檔案是否符合歸檔要求，有無超越所規(guī)定的范圍。一般說來，人事檔案的整理工作主要分為五個部分，即編目、排序、分類、加工以及裝訂等等，是整理的人事檔案條理化、系統(tǒng)化，并在此基礎(chǔ)上對檔案的內(nèi)容要不斷的加以補(bǔ)充。1）檔案材料的編目。一份完整的人事檔案材料通常是對其逐份逐項進(jìn)行編排目錄，按照排列順序，要求目錄要清楚，填寫要準(zhǔn)確。當(dāng)然是寫目錄時要求自己工整美觀，使用規(guī)范的書寫紙質(zhì)和書寫用筆，不可以使用鉛筆、圓珠筆、裝有紅藍(lán)墨水的鋼筆等。如果檔案材料的目錄書寫完成后一定不能隨意涂改。在書寫目錄時還有幾項注意事項：一是根據(jù)材料的題目需要填寫材料的名稱和材料形成的時間；二是材料整理完后要在指定的位置填寫具體的頁數(shù)；三是每一類目錄填寫完后要注明類別號；四是注意處理備注說明問題即人事檔案材料中的審批表和復(fù)印件等內(nèi)容。2）檔案材料的排序。檔案材料的排序有兩個必要的參考因素即內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和形成時間上的先后順序，按照這兩大關(guān)鍵因素進(jìn)行排序后要對其進(jìn)行編寫類別號、順序號和頁碼，把整理好的材料固定下來。3）檔案材料的分類。一是履歷材料，二是自傳材料，三是考察、審計材料。四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)資格證書等材料。檔案材料初步分為這四大類，在其整理過程中，要求工作人員要對這四類的具體內(nèi)容熟記于心，以便在工作過程中實施對材料的有效分類。對認(rèn)識檔案材料的分類整理，使之更加清晰明確，有助于對人事檔案的管理工作的進(jìn)行。4）檔案材料的加工。首先，對檔案材料篇幅過大或是過小的處理。如果材料篇幅過大，要進(jìn)行剪裁或是折疊。處理后的檔案材料仍然要保持平整，內(nèi)容不容有失，以便日后的查閱。如果篇幅過小，應(yīng)該對材料進(jìn)行裝裱，在裝裱時也要注意不能損壞原來的文字或是照片等信息。其次，對于那些紙張存在破損、字跡書寫不符合歸檔要求，或是篇幅不規(guī)則的檔案材料要進(jìn)行電子掃描或是復(fù)印加以保存，放在原件的后面。再次，人事檔案的材料要各自獨立，嚴(yán)禁將多份材料胡亂裝裱在一起。并且檔案材料上的金屬裝訂物應(yīng)該加以拆除。5）檔案材料的裝訂。在裝訂時一定要遵守裝訂的順序，就是把檔案的目錄置于卷首，材料的排列順序和目錄保持一致，裝訂時做到整齊美觀，這樣方便查閱。

2 強(qiáng)化檔案管理的相關(guān)職能

1）強(qiáng)化工作指導(dǎo)職能。檔案管理工作是一項細(xì)致并繁瑣的工作，同時它也具有很重要的作用，因此，需要有專門部門對其進(jìn)行專業(yè)的理論上的指導(dǎo)。一方面就是要依法指導(dǎo)，即但凡是法律上要求的，在技術(shù)上就要加以指導(dǎo)。另一方面就是要對相應(yīng)的職能部門的檔案管理工作做好專業(yè)的咨詢和培訓(xùn)。堅持“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的原則，科學(xué)、規(guī)范、高效的進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)。那么提高案卷質(zhì)量、保證歸檔材料齊全完整的關(guān)鍵就是堅持部門立卷制度。它有利于排除個人主觀和人為的障礙的影響。目前檔案管理要嚴(yán)格按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，加強(qiáng)對人事檔案管理現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)然，相關(guān)部門要注意到的是要用多樣化的制導(dǎo)方式，直接與間接相結(jié)合的方式，有重點的加以指導(dǎo)。2）強(qiáng)化工作服務(wù)職能。為了使檔案工作有效地為國家和社會服務(wù)，就要遵循國家制定的相關(guān)法律的規(guī)定。由于檔案管理工作本身的工作性質(zhì)決定了它是一項服務(wù)性的工作。這樣就確定了檔案工作的宗旨：為社會相關(guān)需要人員、各項社會管理工作以及社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。與此同時，檔案管理工作的工作人員要有服務(wù)大眾的意識，要不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍，加大學(xué)校的檔案向社會公開力度，加快推進(jìn)學(xué)校檔案服務(wù)的社會化。檔案管理服務(wù)職能的強(qiáng)化的同時，其服務(wù)手段的形式也要多樣化。這樣就可以最大限度的發(fā)揮檔案資源信息資源的利用。檔案工作既要做好常規(guī)服務(wù)，又要有超前意識與超前服務(wù)，有針對性的服務(wù)，服務(wù)不僅要有始有終，而且也應(yīng)該靈活多變。3）強(qiáng)化開發(fā)利用職能。檔案真實的記錄了歷史，匯集了大量的信息。而學(xué)校又是知識與人才并存的地方，那么學(xué)校的檔案記載了深化教育體制改革的每一次重大舉措，也反映出我國教育事業(yè)的成就與發(fā)展水平。隨著當(dāng)今科學(xué)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校的檔案記載越來越成為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展不可或缺的戰(zhàn)略資源之一。但是，我國目前對于學(xué)校的檔案開發(fā)利用不充分，很難發(fā)揮其戰(zhàn)略作用。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門要做好檔案信息的收集，以供決策；檔案信息的及時提供也可以促進(jìn)教學(xué)和科研水平的提高。4）強(qiáng)化工作監(jiān)督職能。《檔案法》賦予了檔案管理部門具有監(jiān)督的權(quán)利，因此學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該積極參與到學(xué)校的各項管理活動之中。例如，學(xué)校科研成果的以及科研項目的驗收，檔案部門要先對其文件材料進(jìn)行驗收；或是教師評定職稱以及選拔干部的時候，檔案部門要提供準(zhǔn)確可靠的相關(guān)材料信息。隨著目前社會主義的經(jīng)濟(jì)文化等各項事業(yè)的不斷發(fā)展，各個學(xué)校的檔案管理制度也是日趨完善，強(qiáng)化學(xué)校人事檔案的管理十分必要，也是當(dāng)前學(xué)校工作的重點之一。當(dāng)然與此同時，學(xué)校人事檔案的需求也呈現(xiàn)出多樣化的特點，這對目前學(xué)校的檔案管理工作的有效進(jìn)行有著十分必要的聯(lián)系，同時也是學(xué)校人事檔案工作改革的堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 周燕.對檔案管理的點滴看法[J].檔案管理，2005（6）.

人事檔案管理優(yōu)化范文第4篇

［關(guān)鍵詞］信息時代;高校;人事檔案管理;現(xiàn)狀;加強(qiáng)策略

引言

人事檔案是對個人履歷的一種展示，無不體現(xiàn)了思想意識及社會形態(tài)的變化。隨著科技時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創(chuàng)造了優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)環(huán)境。在這樣的環(huán)境背景下，高校人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，加強(qiáng)其信息化建設(shè)與管理顯得尤為重要。縱觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴(yán)重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時代背景下我國高校人事檔案管理進(jìn)行研究具有非常實在的作用和意義，并受到了社會各界的廣泛關(guān)注和重視。

一、高校人事檔案管理的界定及功能

人事檔案管理是高校人事工作的重要內(nèi)容，它是指人事管理部門或其他相關(guān)部門根據(jù)個人經(jīng)歷或素質(zhì)表現(xiàn)，以個人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內(nèi)容，是一種服務(wù)類工作。信息化時代背景下，高校人事檔案管理工作性質(zhì)和內(nèi)容不變，只是通過對先進(jìn)思想和技術(shù)的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務(wù)于高校系列管理活動。人事檔案管理將人事相關(guān)的信息資源整合在一起，記錄了個人的工作歷程、政治素養(yǎng)、工作業(yè)績以及職務(wù)變化等情況，是個人品牌的重要標(biāo)識，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據(jù)，有利于指導(dǎo)高校系統(tǒng)化、科學(xué)化地開展師資隊伍建設(shè)、教學(xué)活動安排等工作，嚴(yán)格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優(yōu)化重要的依據(jù)和基礎(chǔ)，理應(yīng)得到高度的重視。

二、信息時代背景下我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

信息時代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質(zhì)量更高。但是，信息時代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實際，其中暴露出了不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

(一)服務(wù)意識不強(qiáng)

信息時代背景下，高校人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，其服務(wù)功能應(yīng)該得到進(jìn)一步的發(fā)揮和利用。但是，某些高校受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，信息服務(wù)意識不強(qiáng)，對檔案信息資源的利用率不高，開發(fā)力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏數(shù)量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內(nèi)容和指標(biāo)，其工作的重點是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應(yīng)有的價值和功能發(fā)揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理的服務(wù)功能愈加強(qiáng)化，高校現(xiàn)有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會其他人員的信息需求。高校人事檔案服務(wù)意識不強(qiáng)，所引發(fā)的重要問題是，高校數(shù)字人事檔案信息資源不足，由于受建設(shè)經(jīng)費的影響，人事檔案管理對信息處理技術(shù)的應(yīng)用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發(fā)與利用。人事檔案會隨著個人經(jīng)歷、素質(zhì)的增長發(fā)生變化，其管理工作應(yīng)是一個持續(xù)不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時，缺少動態(tài)分析與統(tǒng)計環(huán)節(jié)，不利于專業(yè)化師資隊伍建設(shè)，最終影響了高校教育的發(fā)展。

(二)管理體制落后

高校人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生等主體，他們都有著獨特的履歷，應(yīng)該建立與之相符的檔案，同時還要加強(qiáng)對這部分檔案的利用，以指導(dǎo)開展相關(guān)管理工作。一些高校根據(jù)管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學(xué)生處、教務(wù)處以及財務(wù)處等地點存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現(xiàn)象，不利于形成人事檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復(fù)問題，造成了人力、物力和財力不同程度的浪費，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節(jié)約型社會的建設(shè)原則。信息時代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實現(xiàn)信息共享。高校人事檔案管理規(guī)劃建設(shè)方面的匱乏，使得系統(tǒng)兼容性低，不利于這一目標(biāo)的實現(xiàn)。

(三)基礎(chǔ)工作薄弱

信息時代對高校人事檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更多、更高的要求。新的技術(shù)發(fā)展時期，高校應(yīng)該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術(shù)投入、人才投入以及環(huán)境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對人事檔案管理建設(shè)的認(rèn)知存在不足，致使相關(guān)投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設(shè)程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實現(xiàn)，應(yīng)該根據(jù)人事檔案的數(shù)量決定服務(wù)器的類型及其容量，但是部分高校為了節(jié)約成本，以普通微機(jī)代替專用服務(wù)器，其他相關(guān)設(shè)備老化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術(shù)軟件或手段，卻由于不重視人才培訓(xùn)，導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)設(shè)備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設(shè)。

三、信息時代背景下我國高校人事檔案管理加強(qiáng)策略

作者基于對高校人事檔案管理內(nèi)涵及功能的認(rèn)識，結(jié)合上文對高校人事檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強(qiáng)策略，以供參考。

(一)加大信息建設(shè)投入

信息時代背景下，高校人事檔案管理應(yīng)該面向更高層級的發(fā)展，努力實現(xiàn)信息化、智能化。新時期，高校領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)工作人員應(yīng)該重新認(rèn)識人事檔案管理價值與功能，強(qiáng)化本項工作的服務(wù)性，認(rèn)真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實際出發(fā)，采取一系列的改革與優(yōu)化措施。高校應(yīng)該建立完善的人事檔案管理信息化建設(shè)體系，真正將之納入到校園基礎(chǔ)建設(shè)當(dāng)中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設(shè)方面的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)管理思想、技術(shù)設(shè)備以及技術(shù)手段，打造校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，盡快實現(xiàn)人事檔案管理信息共享目標(biāo)。在此過程中，高校可以請專業(yè)公司對本校人事檔案管理工作進(jìn)行評估，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)、有效的信息系統(tǒng)建設(shè)計劃，根據(jù)其技術(shù)要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設(shè)資源有限的情況，高校應(yīng)該積極尋求政府及企業(yè)的支持，與意向企業(yè)建立長期合作關(guān)系，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，明確人才培訓(xùn)目標(biāo)，滿足企業(yè)人力資源需求的同時，調(diào)動企業(yè)的教育參與積極性，實現(xiàn)資源的優(yōu)勢互補(bǔ)。

(二)加強(qiáng)專業(yè)人才建設(shè)

高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應(yīng)該分層制定專業(yè)人才建設(shè)規(guī)劃，從戰(zhàn)略的高度，去審視人力資源管理這項工作，以人才推動教育事業(yè)的發(fā)展。具體而言，高校應(yīng)該普及人事檔案管理重要性，在校領(lǐng)導(dǎo)層開展信息化建設(shè)培訓(xùn)活動，使其充分了解信息時代的特性與要求，提高他們對信息時代背景下對人事檔案管理工作的認(rèn)知，保證相關(guān)決策的有效性。在高校領(lǐng)導(dǎo)層的引導(dǎo)下，高校還應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，包括知識培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，明確信息時代對人才提出的挑戰(zhàn)和要求，針對本校認(rèn)識檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和能力中存在的不足，有針對地制定培訓(xùn)計劃，請專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的人才擔(dān)任講師，提高從業(yè)人員的服務(wù)意識和專業(yè)技能。與此同時，高校還應(yīng)該建立與之匹配的考核機(jī)制和激勵機(jī)制，對受訓(xùn)人員的受訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評估，以此為依據(jù)改進(jìn)培訓(xùn)計劃，給予表現(xiàn)優(yōu)良的職工精神獎勵和物質(zhì)獎勵，激勵他們向更高層次努力。

(三)健全檔案管理體制

信息時代背景下，高校健全人事檔案管理機(jī)制是重點。高校健全的人事檔案管理工作機(jī)制，應(yīng)該包括管理機(jī)制、考核機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制以及獎懲機(jī)制等等。具體而言，高校應(yīng)該成立獨立的人事檔案管理部門，一改傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，實現(xiàn)檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權(quán)，盡量避免人事檔案原件的流動，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時，高校還應(yīng)該加強(qiáng)對各管理部門的監(jiān)管，促進(jìn)他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時代背景下，高校還應(yīng)該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進(jìn)一步細(xì)化其考核標(biāo)準(zhǔn)，對整個人事檔案管理工作體系進(jìn)行考核，在明確各相關(guān)部門及其工作人員職責(zé)的基礎(chǔ)上，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員獎勵，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實施。

結(jié)語

總之，信息時代背景下，高校必須要加強(qiáng)人事檔案管理改革與優(yōu)化。由于個人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實際有所差異，作者有關(guān)信息時代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認(rèn)真甚至信息時代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點的基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸，并制定一系列行之有效的改進(jìn)優(yōu)化策略，注重付諸實踐，從而推進(jìn)本校的人事檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn):

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人事檔案管理優(yōu)化范文第5篇

關(guān)鍵詞：流動人員人事檔案管理問題優(yōu)化策略

國家“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的提出以及流動人員檔案管理由“單位檔案”向“社會檔案”的轉(zhuǎn)變，使得相關(guān)檔案管理工作呈現(xiàn)出了新特點，出現(xiàn)了許多新問題，需要相關(guān)人事檔案管理人員理清工作思路，認(rèn)清工作現(xiàn)狀，優(yōu)化工作方式，完善流動人員人事檔案管理工作。特別是在用人機(jī)制不斷變化、人員流動日益加強(qiáng)、人才需求量日益增加的時代背景下，人檔分離也增加了流動人員人事檔案管理工作的強(qiáng)度，使得檔案的收集、完善、更新難度加大，需要專業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)合理的管理，以滿足新環(huán)境下各企事業(yè)單位對于人才的需求。因此，本文探討流動人員人事檔案管理現(xiàn)存問題與優(yōu)化策略也就具有一定的現(xiàn)實意義與工作指導(dǎo)價值。

1實施流動人員人事檔案管理的意義

人事檔案，即人員履歷、才能、品德、政治面貌、家庭情況等各類信息的集中反映，是對人員進(jìn)行管理、考察、選拔的重要參考依據(jù)，也是人員參與社會活動最真實、最直觀地反映。而流動人員人事檔案即是人事檔案中一種類型，是人員與不同區(qū)域、不同單位或組織之間關(guān)系的反映，是對人員各類信息的整合。在當(dāng)前國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時代背景下，我國流動人員日益增多，針對流動人員的人事檔案管理工作亦日益重要，加強(qiáng)相關(guān)工作建設(shè)是時下人事檔案管理工作之重點，具有重要意義。第一，有助于人們加強(qiáng)對人才社會化的認(rèn)識。人檔分離，對流動人員人事檔案實施集中管理，可有效解決用人主動權(quán)與人才所有權(quán)相分離問題。流動人員的人事檔案交由相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理，可實現(xiàn)人才資源為社會統(tǒng)一所有，變“單位人”為“社會人”，解除了人事編制對人力資源的束縛，使人員可以無后顧之憂地流動，更為大膽地進(jìn)行工作的選擇。對此，人們對于人才社會化將有更強(qiáng)的認(rèn)識，有助于人事制度的改革。第二，有助于“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的實施。當(dāng)前，人力資源已成為各國、各行業(yè)必備的競爭資源，特別是在知識經(jīng)濟(jì)時代，國家提出了“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略，對于人力資源管理工作要求更高了。作為人資管理中的重要組成，人事檔案管理也要做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，更好地收集、整理、更新人員資料信息，為人員的選拔、任用提供有價值的參考，使各人員不管流動到何處，于何單位任職，皆能最大化發(fā)揮自身優(yōu)勢作用，實現(xiàn)人力資源合理配置。第三，有助于用人單位與人才的發(fā)展。做好對流動人員的人事檔案管理，可為用人單位提供詳實的人才資料，方便其對人才進(jìn)行選擇聘用；而人才被聘入合適的單位，也更利于其施展才華，實現(xiàn)抱負(fù)，這對于單位與人才而言是雙贏。由此可見，做好流動人員人事檔案管理意義重大。

2流動人員人事檔案管理現(xiàn)存問題分析

2.1對檔案管理重視不足

流動人員檔案管理工作雖然十分重要，但從當(dāng)前我國部分檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作情況來看，相關(guān)工作人員對于流動人員人事檔案管理工作還缺乏應(yīng)有的重視，不僅沒有認(rèn)識到該項工作的重要意義，還不能積極改進(jìn)工作方法，檔案管理混亂、資料更新不及時、補(bǔ)充不完善等現(xiàn)象普遍存在，嚴(yán)重影響了用人單位對人才的了解與選用，難以充分發(fā)揮流動人員人事檔案管理的作用。

2.2檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)失衡

受社會環(huán)境以及用人單位需求的影響，當(dāng)前流動人員人事檔案在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上存在嚴(yán)重的失衡現(xiàn)象，不僅信息真實性有待考察，且很多應(yīng)有內(nèi)容缺乏，很多檔案僅是對人員姓名、性別、學(xué)歷等基本情況的介紹，而對于工作能力、工作經(jīng)歷、技術(shù)特長等信息涉及較少，這種檔案內(nèi)容不健全情況的出現(xiàn)，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時，沒能進(jìn)行資料信息的實施完善。此外，流動人員檔案信息的連續(xù)性不強(qiáng)，很多檔案資料難以接續(xù)，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況，影響了人員的選用。除上述外，一些人員檔案中過多地反映人員家庭狀況、社會關(guān)系等內(nèi)容，這些信息與人員工作能力、個人品質(zhì)不相關(guān)，對于用人單位選用人才的價值也不大，在一定程度上也造成了檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的失衡。

2.3管理機(jī)制有待加強(qiáng)

當(dāng)前，流動人員人事檔案管理還缺乏規(guī)范、完善的管理制度，責(zé)任難以落實到人，致使檔案難以及時移交、檔案轉(zhuǎn)遞混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至還出現(xiàn)了人員檔案遺失的問題。此外，檔案資料收集、整理制度也不完善，信息分散現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對于人才與用人單位都造成了許多不便。上述問題的出現(xiàn)皆由于流動人員人事檔案管理機(jī)制不健全，需要相關(guān)單位加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)，以實現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.4檔案信息化建設(shè)滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理已于各行各業(yè)中開展，流動人員人事檔案管理雖也進(jìn)行了信息化建設(shè)，但還是存在諸如信息錄入不及時、數(shù)據(jù)庫不完整、信息檢索查詢效率低下、不能進(jìn)行信息分享與關(guān)聯(lián)、信息調(diào)取利用便利性低等不足之處。此外，一些流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化設(shè)備較為落后或設(shè)備不足，檔案信息化建設(shè)僅停留在檔案電子化層面，缺乏有效的管理軟件，難以實現(xiàn)信息的充分利用，這些都制約了流動人員人事檔案管理工作的高效開展。

3流動人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1強(qiáng)化檔案管理意識，提高對檔案的重視程度

要做好流動人員人事檔案管理工作，需首先提高相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)以及管理人員對于該項工作的重視程度，增強(qiáng)其檔案管理意識，通過加強(qiáng)人手、責(zé)任到人來強(qiáng)化相關(guān)人事檔案管理工作。一方面，要加強(qiáng)宣傳教育，使檔案管理人員轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，糾正以往的“官本位”思想，認(rèn)真做好本職工作，增強(qiáng)服務(wù)意識。另一方面，需對流動人員個人進(jìn)行教育，使之認(rèn)識到個人檔案保管的重要性，增強(qiáng)檔案保護(hù)意識，認(rèn)真對待檔案資料的歸檔、遞送、接收等工作。此外，還應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識，遵循相關(guān)制度和工作原則進(jìn)行人員信息的公開或半公開，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2加強(qiáng)檔案收集整理，開展規(guī)范化管理

第一，健全檔案資料收集渠道。通過建立完善的流動人員檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)定時、定向的信息收集，并采取動態(tài)跟蹤方式對資料收集進(jìn)行補(bǔ)充完善。此外，可與各企業(yè)單位、人才市場達(dá)成人事檔案管理協(xié)議，以契約的方式保證材料的及時歸檔。第二，完善檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)，與時俱進(jìn)，建立誠信檔案以及技能檔案。當(dāng)前的人才選用十分重視人員品質(zhì)與實際技能，人事檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)對流動人員檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充完善，對人員的專業(yè)技能水平、職業(yè)操守、個人品質(zhì)等信息進(jìn)行收集整理，提高檔案利用價值。第三，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的轉(zhuǎn)遞。為避免流動人員檔案資料的缺損、遺失，對于遺留于單位的檔案應(yīng)通過專人派送、專業(yè)快遞等方式移交至流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，保證檔案資料準(zhǔn)確無誤，并及時做好入檔登記處理。

3.3完善檔案管理機(jī)制，提高管理服務(wù)水平

針對流動人員人事檔案管理工作，相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門需嚴(yán)格按照《檔案法》《干部檔案工作條例》《人事檔案管理八項制度》等規(guī)章制度的內(nèi)容要求，根據(jù)流動人員人事檔案管理工作的實際情況制定更為科學(xué)合理的檔案管理制度，使各項工作都能有章可循。此外，要加強(qiáng)管理監(jiān)督，完善相關(guān)監(jiān)督機(jī)制，對于檔案管理違規(guī)行為嚴(yán)厲查處，將責(zé)任落實到人。同時，還要規(guī)范檔案利用程序，使檔案調(diào)閱、查詢皆按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實施，簡化相關(guān)流程，提高服務(wù)效率。對于檔案轉(zhuǎn)接工作也要制定嚴(yán)格的規(guī)章流程，實施規(guī)范化管理。

3.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實施現(xiàn)代化管理

檔案管理現(xiàn)代化需要充分利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)與管理，這就需要流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)從下述方面著手：第一，選擇適宜的檔案管理軟件，建立檔案庫，并配備掃描儀、計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，并做好數(shù)字化資料備份，保障信息安全。第二，基于電子檔案數(shù)據(jù)庫建立相應(yīng)網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案資料的聯(lián)網(wǎng)管理，便于異地查詢與檔案的實時更新，完善檔案信息系統(tǒng)。第三，加強(qiáng)相關(guān)管理人員的信息技能培訓(xùn)以及思想政治教育，使之既具備專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)水平，還保有良好職業(yè)操守，端正工作態(tài)度，不泄密、不遺失檔案，進(jìn)一步提高服務(wù)水平。當(dāng)前，流動人員數(shù)量激增，使得相關(guān)人事檔案管理工作亦日益復(fù)雜。對此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)與時俱進(jìn)，及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，科學(xué)合理地加以解決，不斷優(yōu)化管理方式，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，提高服務(wù)水平。

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