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1.會計信息
信息是指會對人們的行為產生一定的影響,對人有用的數據,它能夠最快最新地反映種種事物在客觀世界中的特征和變化,是人腦對客觀事物在傳遞過程中的不斷再現,能夠對人的行為進行引導,而人們接受和利用信息都要通過一定的傳遞方式。會計單位的資金投入人、為其借債的人以及其他需要采用這些信息的人經過財務報表、財務報告或附帶說明等等,能夠獲得和了解企業財務情況和運作成果等各種信息,對自己的決策提供依據。會計信息包括輸入信息、輸出信息和存儲信息。
2.會計信息質量
會計信息質量,包括了會計信息實質、表達和揭示等的效果,是會計信息的使用者通過會計主體交與的會計信息來滿足自身所需信息的特點總和。會計信息質量具有以下基本特征:
(1)相關性相關性,即是會計信息應該與我國對經濟的宏觀調控的實際相一致,要在會計信息從單位和使用人之間的傳輸中,斟酌不同的使用的人需要哪些方面的消息,以此保證企業內部和外部有關各方面希望知道的相關會計內容,根據采用的人的想要知道的不同內容形成一個會計信息流,相關性是要求會計信息要能提前感知和反作用于價值。
(2)可靠性可靠性,即會計信息要真實可靠。會計信息對使用者具有指導意義,直接影響到企業的各種決策,因此在對會計要素的辨別和計算時,要嚴格按照會計上對會計要素的相關解釋,讓會計報表上的信息是能夠信任的,會計要素是有效地反映實際財務的情況的,從而讓采用的人做出正確的判斷和決定,不能虛假也不能遺漏,必須真實可靠地全面反映企業的財務情況和運作效果。
(3)及時性及時性是會計信息質量的關鍵要求,指要及時地編制和報送會計報表。會計信息在經濟業務中的變化性是很大的,因此,企業在發展的過程中要在一定時間及時反映會計信息,才能使決策者根據有效的信息做出正確的決策。
(4)可比性可比性,是指同一個會計主體,它的會計信息在時間上具有一致性,,或者會計主體雖然是截然不同的兩個,但是它們的會計信息在同一個時間段上要可比。會計信息只有保持可比性,能夠加深使用者對會計信息的理解和更好地利用會計信息,同時能夠協調各方面利益和分配。
(5)有用性有用性,即會計信息要求做出的決定有實際意義,這是會計信息的基本質量特點,對作出決定的人的決定有直接作用,是每一個會計人員必須做到的基礎性任務。
二、中小企業會計信息質量管理存在的問題
1.在會計憑證、會計賬簿和會計報表上作假
一些中小企業,為了自身的利益,對憑證、賬簿和報表上的金額等數字有意進行更改,有的甚至編制用于內部和用于外部的兩套不同的報表,提供給外部信息使用者的會計信息失去真實性,錯誤引導信息使用者,導致其可能做出錯誤的判斷,對其造成利益的損失,對市場正常的經濟秩序造成嚴重的破壞。
2.故意違反財務會計制度
一切造假會計信息的行為都是違反財務會計制度的行為,都會受到相應的懲罰,甚至有的懲罰是相當嚴厲的,但是一些中小企業在利益的驅使下,為了操縱利潤,明知是違反財務會計制度的行為卻還是鋌而走險為之,經過各種途徑提供虛假會計信息,對會計信息使用者的利益產生極大的危害。
3.隱瞞真實財務狀況和經營成果
隨著經濟的發展,以及人們觀念的不斷改變,會計信息越來越受到人們的重視,漸漸變成經濟的操縱主力。哪怕只是一個看起來毫不起眼的數字的改動,都有可能帶來無法想象的財富重新配置,會計信息的重要性和影響力可見一斑。不過也正因為會計信息的影響巨大,隨之也產生會計上造假的情況。當前,雖然我國一再重申會計信息必須真實可靠,采取許多措施來規避不實現象的產生,但是許多中小企業的管理層為了牟取不合法利益,作假和隱瞞真實財務狀況和經營成果,導致會計信息失真的現象屢禁不止。
4.私設“小金庫”
私設小金庫,即違反國家財經法制法規等相關規定,對企業和國家的收入進行非法侵占、截留或轉移,并不納入該企業的財務賬簿和管理,不記賬私自存放。“小金庫”情況的出現,主要是因為:
(1)企業虛列支出。這是企業私設“小金庫”最普遍的手法,為了滿足企業或者管理層的個人私欲,虛假增加各項費用支出,通過這種方式對單位或國家的資金進行轉移,嚴重違反財務法規。
(2)應收利息不入賬。許多企業為了更大限度合理使用資金,會將一些閑置資金或貸款借給別的企業或者個人,通過這種方式收取利息使資金增值。不過在采用這種方式時,許多企業并沒有如實將利息或分紅入賬。
(3)私自購置票據來收取費用。這也是一種常見的情況,一些企業為了處理自身不合規定的支出,私自購置票據,變相收取費用,將一些支出只一小部分上交有關部門,其余設“小金庫”自己使用,同時記在自己的內部私賬中,企業財務賬簿中不予體現。
(4)利用“往來賬戶”來違規核算收支。一些企業出于某種目的,故意將一些該收入和支出違規放到往來賬戶中核算,收入和支出被混淆,預算管理不能清晰體現出來二者行政,對會計信息的完整和真實產生破壞。
三、會計信息質量存在問題的原因
1.利益驅動
企業追求的是利潤的最大化,實現自身的盈利,因此利益的獲得是許多中小企業會計信息作假的最大動力。有的企業在周轉資金不夠,資金緊張時,為了獲得銀行的貸款,使用虛假的會計報告;有的企業為了逃避合法稅收,少繳稅,甚至有的是為了遮掩貪污受賄的事實,便將利潤隱瞞起來;有的企業為了騙取投資,使投資者、債權人和顧客放心投入資金,便在會計資料上作假;有的企業會計人員為了自身薪資等利益,附和管理者的要求,作假會計信息。
2.會計法規、準則和制度本身缺陷
雖然我國當前已有一些會計法律法規,但是,這些法律法規制定時具有時代性,因此許多帶有一定的滯后性和局限性,無法很好地靈活地適應新的經濟業務,因此容易出現會計信息失真的情況。再者,這些法律法規有的沒有著眼細節,缺乏相應的實施細則,內容較為空泛,因此在實際操作時實用性不是很強,容易造成隨意性,從而最終導致會計信息失真。
3.會計監管機制不健全
我國對中小企業的監管相對寬松,尚未形成一個完整和有效的監管體系。一些監管流于形式,并沒有產生實質的效果。再者不健全的會計監管機制還體現在各個部門沒有一把一致的監管衡量標尺,以及獨立管理自身線條,各個部門之間聯系不強,無法充分發揮出統籌的監管作用,給了中小企業會計信息作假的空隙。還有,社會監管也沒有發揮其有力作用,例如注冊會計師因為隊伍水平有高有低,部分人員職業道德不足,加上管理部門沒有實施有力監管,注冊會計師的監管作用沒有得到有效體現,甚至有的與企業勾結作假。
4.會計人員專業素質不高
中小企業對會計人員的錄用要求較低,因此許多會計人員并沒有具備從事會計工作的基本技能和知識,他們沒有接受過會計教育的學習,企業也沒有為其進行會計培訓,因此中小企業中有的會計人員甚至都沒有具備基本的會計上崗證。所以會計知識不充分,技能掌握不牢固的情況下,這些會計人員不熟悉會計法律法規,做錯賬的可能性也較高,進而導致會計信息質量問題的產生。
四、如何提高中小企業會計信息質量
1.加強政府監督檢查作用
政府監督可以說是會計監督中的關鍵力量。加強政府監督檢查作用,相關部門對中小企業的會計信息按照一定的時間對其抽查或者全方位檢查,提前防范會計信息質量問題。再者,有力的監督檢查需要耗費大量的人員和資源,因此,需要國家重視和支持這項監督檢查工作,在資金上給予支持,提供堅實的資金保障。還有,對于造假會計信息的行為要堅決取締,加大懲罰力度。
2.加大注冊會計師監督力度
要強化注冊會計師團體水平,提高注冊會計師綜合水平。一方面,要加強對注冊會計師的扶持力度,不斷注入理論和實踐能力強的新興力量,擴大團體的同時注意提高團體層次。另一方面,對于已經是注冊會計師和將要或者有意評為注冊會計師的人才,要加強宣傳教育,對個人的修養和職業道德素質把好關,對審計的工作要一絲不茍,嚴格對待,有自身原則,決不為蠅頭小利棄自身職業道德不顧,立場堅定。
3.加快建設中小企業規范的會計體系
從我國頒布并施行的針對企業的會計運用規定的準則可見,我國在不斷完善和發展財務會計體系。然而,最新的準則只適用于大企業和國有企業,對于中小企業并沒有詳細規定,對中小企業不太適用。因此,許多中小企業的實際財務操作沒有明確的指導,從而出現會計信息失真以及不及時的情況。所以,為了解決這一窘況,我國應該根據中型和小型企業的當前狀況,加上一些大企業和國有企業的財務體系建設的經驗,盡快制定符合中型和小型企業目前財務工作情況和需要的規范化的財務體系。
4.完善中小企業內部控制制度
(1)完善中小企業內部控制制度,對企業的會計行為嚴加規范,在會計信息的相關環節和整個過程加強監督,及時發現會計工作和會計信息中出現的問題,并積極尋找對策解決問題,在事前和事中都做好規范管理。
(2)對會計崗位職責加以明確,專人專職,使會計工作形成一個完整的流程,規范化管理,對會計人員的分工要明確,落實責任制,通過提高工作的效率和質量,專人專責,從而達到提高會計信息質量的目的,保證了企業的經濟管理活動的真實性和完整性。
5.提高會計人員專業素質
中小企業要重視會計人員的專業素質和技能,在錄取時要制定會計從業資格證書等基本崗位技能要求,通過筆試和面試兩方面對應聘者進行考量,最終選擇優秀的會計人才。在聘用會計人員后,要重視對其的培訓,通過會計培訓機構或者開展一些會計培訓講座等,加強會計人員的專業技能,提高會計專業素質,按照規定做好會計人員的繼續教育工作。
五、結論
會計信息化的發展使得會計核算工具從手工記賬、模擬手工記賬的電算化系統發展到當前的會計信息化系統。與傳統的會計電算化系統不同,會計信息化系統已成為企業信息化系統的一部分,與企業產、供、銷及其他內部管理系統互聯互通,且逐步融合。企業各業務系統數據經過數據接口的轉換、匯總可直接推送至財務系統,財務系統利用業務系統流轉的原始數據按照既定的規則即可生成記賬憑證并記賬。業務直接驅動會計記賬具有如下優勢。一是提高了工作效率,會計憑證的生成從手工錄入到數據導入、傳輸后生成的半自動化到業務系統、財務系統數據流轉自動化,極大的減輕了財務人員工作負擔。二是提高了會計核算及時性,企業會計系統可以按需以每日甚至實時記錄業務系統發生的經濟事項。三是為企業細化會計核算工作提供支持,業務系統與財務系統的逐漸融合使得財務人員可以更便捷的獲得更多維度的業務信息,以細化會計核算,為企業業績分析、績效管理等提供支持。四是可以最大限度的避免人工差錯及舞弊行為的發生,提高會計數據的準確性及系統間數據的一致性。
二、會計信息化對會計原始憑證的影響
傳統會計原始憑證均為紙質原始憑證。《會計基礎工作規范》規定,除結帳和更正錯誤的記帳憑證可以不附原始憑證外,其他記帳憑證必須附有原始憑證。隨著信息化的發展,越來越多的會計信息由信息系統直接生成,電子數據可以妥善歸檔、保存,并可隨時自信息系統查詢、輸出,所有會計資料必須紙質話也嚴重制約著整個經濟體系交易環節信息化的發展,因此會計資料的電子化也成為今后發展的趨勢。1.內部生成的會計資料。《企業會計信息化工作規范》明確,企業內部生成的會計憑證、賬簿、和輔會計資料,滿足所記在事項為本企業重復發生的日常業務;由企業信息系統自動生成;可及時在企業信息系統查詢和輸出;企業信息系統具有防止數據被篡改的有效機制;企業對數據建立了電子備份制度,能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞影響;企業對電子和紙質會計資料建立了完善的索引體系等六項條件的,可以不輸出紙面資料。2.外部取得的會計資料。目前,普及電子發票的呼聲越來越高,雖然目前電子發票仍處于試點階段,不能作為企業報銷憑證,但可以預見在不遠的將來,電子發票的法律效力將會不斷完備。《企業會計信息化工作規范》規定,企業獲得的需要外部單位或個人證明的原始憑證和其他會計資料,在附有外部單位或個人符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠電子簽名且電子經過符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證,符合為企業日常業務、可查詢輸出、建立了電子備份和索引體系等條件下,可不輸出紙面資料。
三、對會計檔案管理工作的影響
傳統會計檔案管理工作主要包括對會計憑證、賬簿、報表等紙質會計檔案的保管、移交等工作,隨著會計信息化的發展,會計檔案管理工作的范疇有所增大,主要包括:1.會計信息系統相關財務軟件及其運行環境、數據庫的保管與移交。2.會計共享中心條件下各種影像資料及相關日志、索引等資料的保管與移交。3.單位內部、外部取得的電子化會計資料的保管與移交。會計信息化的發展同時也給會計檔案管理工作帶來了更多的風險與挑戰。一方面電子會計檔案的保管、查閱、移交等工作對檔案管理技術提出了新要求;另一方面電子化會計檔案通過小型存儲介質即可能攜帶大量會計信息,對會計檔案的保密工作提出挑戰。
四、對會計監督工作的影響
1.對于企業內部會計監督。信息化發展使得企業經濟事項的審批、信用政策的選擇、供應商的甄別乃至不相容崗位控制等控制措施均可嵌入企業會計信息系統甚至企業信息系統的其他子系統,財務系統與業務系統的融合使財務監督措施得以前置,會計管理、監督職能得以更好的實施。2.對于外部會計監督。加快信息化檢查輔助軟件的開發進程,提高檢查手段科技含量,逐步實現財務報告審計和內部控制審計信息化已列為我國會計信息化建設的重要內容。企業配合外部監督檢查工作,也將從提供紙質會計資料為主向主要提供電子化會計資料為主。
五、結語
小企業會計信息系統內部控制存在很多不足,下文將結合小企業自身的特點,針對這些不足之處進行改善。(1)內部環境。內部環境一般包括治理結構、機構設置、權責分配、內部審計、人力資源政策及企業文化等。小企業中包括采購部、銷售部、財務部等其他部門,要明確這些部門中應存在哪些職位,職位的權限是什么,負責操作會計信息系統的哪個部分,尤其應注意崗位設計時不相容職責不能集于同一個職務上,如采購人員的職責就規定了職能聯系供貨商、比較價格、填寫請購單,而審核、簽訂合同、驗收都不屬于其職責范圍內。會計信息系統的內控也要明確規定存在獨立的內審機構,由小企業主直接負責。對掌握小企業重要機密的會計信息系統操作員,要詳細規定必須工作滿一定年限才能離職,并不得泄露企業機密。(2)風險評估。風險是指在一定的客觀條件下,在某一特定期間內,那些可能發生的結果之間的差異,這種差異是實際結果與預期結果的變動程度。小企業的風險評估實際上就是為了盡量使實際結果同預期結果一致,根據既定標準,定期對小企業的相關項目進行檢查,看是否存在異常情況。對小企業來說,執行嚴格的風險評估程序太耗時耗力,但可以根據這個原理,設計表格,由小企業主一兩個月進行一次相關項目的檢查。一方面,確認委任的會計人員值得信賴、道德感高,確認小企業會計信息系統每天都進行了備份并存檔,為避免某些人員運用內控漏洞與其他企業勾結,還要按客戶、按金額對總賬進行一次檢查,看是否有不正常行為的發生;另一方面,確認計算機配置合理并進行了定期殺毒,保證網絡環境安全,還要研究小企業長期賬面業務的變化情況,結合市場需要及時變更經營方向。(3)控制活動。控制活動是確保管理層處置風險所需的特定指令得以貫徹的政策和程序,是執行這些政策的人員的行動。控制措施一般包括:不相容職務分離控制、授權審批控制、會計系統控制、財產保護控制等。小企業為確保會計信息系統信息的完整可靠,需要設立內控措施明確會計信息系統中崗位的職責分工,建立會計信息系統崗位責任制度,根據不同的崗位授予不同的操作、審批權限,確認會計信息系統的管理和操作人員都具有最基本的會計從業資格證書。同時為了保證小企業的財產安全,需要定期核對會計信息系統中的財產紀錄與實際情況是否相符,嚴格限制未經授權的人員接觸和處置財產。(4)信息與溝通。信息與溝通是小企業實施會計信息系統內控的重要條件,小企業應該建立信息與溝通制度,明確內控相關信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時溝通。銷售人員能夠在自己權限內獲知商品的數量和功效,方便業務的開展,采購人員能根據會計信息系統的銷售業績來判斷進行哪些貨物的采購,庫存人員根據出入貨及貨物損失的情況,及時更新貨物記錄,保證記錄與實際情況相符。另一方面,小企業主也可以設立公開郵箱,接收任何關于公司的建議或意見,對企業做到全面了解,也能夠事先預防一些會計信息系統的不法行為。(5)內部監督。內部監督程序包括兩方面,一方面是對內控制度的監督,對小企業來說,像大中企業設立專門的監督部門不太現實,而且小企業人員變動過于頻繁,會計信息系統的內控措施就由小企業主自己定期對這些業務進行抽查;另一方面是對相關資料保存的監督,對內控文件和過程都進行備份,并由小企業主持有,以便出現問題時檢查。
二、小企業會計信息系統內部控制設計
小企業涉足行業眾多,包括工業、建筑業、批發業、零售業、餐飲業、住宿業、交通業、郵政業,非常繁雜,這些行業的經營過程可以概括為圖1中的業務流程,簡化來說就是采購———庫存———銷售———采購……在這個循環過程中采購與付款、銷售與收款、庫存管理與存貨核算三個業務流程占主要地位,研究小企業會計信息系統的內部控制就是要研究這三個流程的內部控制。
(一)小企業采購與付款流程內部控制設計
(1)會計信息系統采購與付款流程。采購涉及大量的資金,顯示了市場物價水平的狀況,在一定程度上決定了企業產品的銷售價格、人員的工資、企業的最終利潤等。在會計信息系統中,采購環節需要先由采購人員提出采購請求,填寫請購單,經授權后,與供貨商進行協商,最后由采購主管在一定限額內簽訂采購訂單,由專人驗貨后,存入倉庫并為商品付款,如果對商品不滿意,就需要采購人員與供貨商協商,再填寫退料通知單,庫存人員填寫紅字外購入庫單,會計人員開具紅字采購發票,辦理收款手續。在這個過程中,請購單上的詳細信息會被錄入電腦,會計人員可以即時地查閱即將進行的采購,錄入憑證時也可以直接運用查找功能,主管進行審批時獲得的資料也更為全面。會計信息系統的采購與付款管理流程是請購單一次錄入,后續一定范圍內數據共享,非常方便。(2)采購與付款流程風險。盡管會計信息系統使小企業的業務核算更為方便、快捷,但對小企業來說,采購與付款流程存在兩方面的風險,從外部因素說,貨物的質量可能不符合生產或銷售的要求,采購的物資堆放過久可能會淘汰,供貨商不存在,從內部因素說,驗收人員可能不仔細,造成貨物不符合要求,也可能采購物資過多或過少,最后貶值或需要再高價購入,采購人員也可能與供貨商勾結,收取回扣,還有一種情況則是采購人員轉移了供貨商的支付,私自占用公司資金。(3)會計信息系統采購與付款流程的內控措施。第一,驗收人員與采購人員不得為同一人,且驗收人員要依據簽訂的采購訂單仔細核對貨物數量、規格,驗收不嚴格的人員按不合格標準扣發工資;第二,采購主管審批采購訂單時,尤其是生產型企業要嚴格根據銷售計劃進行采購;第三,跟蹤同一供貨商貨物價格的短期變化,如若發生非客觀條件的價格上漲,說明可能有工作人員通過收取回扣牟利;第四,定期審核采購權限內的行為,可以根據會計信息系統列出短時間內向單個供貨商進行小額付款的情況,并檢查是否都與同一筆采購有關;第五,核對包含延遲付款項目的供應商對賬單和會計信息系統中的供應商分類賬進行比較,如果分類賬表明按時付款,但卻出現延遲付款情形,就說明資金可能被挪用了。
(二)小企業銷售與收款流程內部控制設計
(1)會計信息系統銷售與收款流程。銷售環節是所有小企業最為看重的一個環節。客戶資料、銷售價格更是一些機密材料。在會計信息系統中銷售業務人員填寫銷售報價單,根據報價單尋找客戶,接受客戶訂單,根據客戶要求填制銷售訂單,專人對倉儲貨物進行質檢后,發貨,運送至客戶,確認無誤后,收取貨款,會計人員開具銷售發票,最后由會計人員勾稽發票和出庫單,核算收入、成本和銷售費用,并核銷相關單據。(2)銷售與收款流程的風險。銷售環節遇到的風險也非常重大,包括:第一,對市場預估不準確,商品銷售業績不佳;第二,賒銷的貨款壞賬太多,難以收回;第三,為了個人私利,故意低價銷售,收取回扣,或者自己充當客戶,再轉手賣出;第四,無職責權限,為了業績,擅自批準賒銷;第五,收取應收款的任務分配不明,導致無人催收貨款;第六,收款人員由于長期與客戶聯系緊密,對其產生高度認同感,放松了對壞賬風險的關注。(3)會計信息系統銷售與收款流程的內控措施。第一,采購人員在采購物資時,必須對市場情況進行調查,交給小企業主市場調查情況和生產、銷售計劃;第二,訂單的經辦與審批、經辦與會計人員、銷售貨款的確認與會計記錄、退回貨款的驗收與處置要為同一人;第三,小企業的賒銷業務需要銷售人員提供對應企業詳細的財務狀況,經由小企業主審批;第四,定期檢查賒銷客戶的付款情況,如果某客戶跳過了大額的支付選擇先支付小額訂單,或是某客戶突然停止享受提前付款折扣,都需要引起足夠的重視,并上報小企業主;第五,銷售人員收款時不能直接接觸貨款,若是現金,需要不相干人員陪同;第六,倉儲人員要保證貨物與會計信息系統內的信息相對應,保證貨物的供應;第七,明確說明每一個客戶賬戶的負責人員,確認其完成任務;第八,實行收款人員輪崗制,進行持續、滾動式輪崗。
(三)小企業庫存管理與存貨核算流程內部控制設計
(1)會計信息系統庫存管理與存貨核算流程。庫存可是企業貨源供應、正常生產運營的重要保證,經營工業、建筑業、郵政業、住宿等類型的小企業在儲存物資方面都建有較大的倉儲設施,餐飲類的倉儲設施則相對較小。按照小企業倉儲物品的不同,存貨可以分為三類:一是待銷售的,二是已銷售但未取得,三是自己采購的。倉儲管理人員要嚴格根據這三個分類做好相關記錄,保證倉儲消息的準確性。倉儲相當于采購與銷售的中間物流,承擔了連接的職責。在會計信息系統中,收到貨物時,由指定人員驗貨后,庫存管理人員再根據物資情況填寫外購入庫單,出貨時,同樣需要填寫出庫單,寫明出庫貨物的數量、規格。(2)庫存管理與存貨核算流程的風險。庫存管理與存貨核算流程直接涉及實物資產,出現問題后果比較直接,它的風險主要包括:第一,安全問題,可能出現火災、偷竊等意外,造成公司財產損失;第二,貨物存放不合理,不易查找;第三,當庫存資料不足,沒有及時聯系采購人員進行采購,使小企業供應鏈鍛煉;第四,銷售、檢查、庫存管理三個職責的人員可能竄通,偽造銷售成果或者暗中克扣企業物資,換取利潤;第五,倉儲人員長期擔任這一職務,容易將公物挪作自用,或暗中修改賬冊;第六,對于因不可抗力毀損的物資,有時會因倉儲人員的一時偷懶或貪心,少報或多報,給營業規模本就不大的小企業造成困境。(3)會計信息系統庫存管理與存貨核算流程的內控措施。第一,拒絕未經授權送達的貨物,沒有采購訂單號碼的貨物也不予驗貨,驗貨人員對采購訂單的貨物驗貨時,要仔細檢查,根據貨物驗收檢查清單中的項目;第二,識別并標記所有的貨物,并按序排列,使查找貨物方便;第三,庫存與存貨管理人員每天要進行存貨檢查,保證現有數量滿足生產或銷售需要;第四,擔任銷售、驗貨、倉儲三個職責不可集中于同一人身上,驗貨人員驗貨時要仔細核對采購訂單、請購單同貨物是否相符;第五,庫存管理人員的記錄要一式兩份,由兩個不同的責任人保管,可以一星期或一個月進行輪值,避免長期一個人看管倉庫;第六,定期進行存貨大盤點,大盤點時要求至少兩個不同職責內的人員陪同,并在盤點表上簽字。
三、結論
(一)會計環境這里的會計環境主要指經濟大環境,由于市場經濟轉型還沒有全部完成,相應的政策法規也不夠全面完善,導致我國的會計環境具有很大的不確定性。一旦一個新的經濟情況出現,緊接著就會有相應的法律法規出臺,必然會對既有的會計環境造成影響。即使是一個成熟穩定的經濟市場,其會計環境也不是絕對不變的,如美國證監會針對安然公司會計信息造假案就出臺文件,為“特殊目的主體”制定專門的會計準則。發展中國家的會計環境就更是多變無常了,我國的會計準則常常是前腳制定后腳改變,使得會計信息質量無法保證,也為一些非法分子提供了會計信息造假的契機。在會計環境千變萬化的同時,會計方法卻是止步不前,必然導致會計信息所反應的企業運營情況與實際情況有所誤差,會計環境變動的越快,這種失真就越厲害。此外,中國的監管機制、審計標準、高質量管理人員、注冊會計師等人員的培養也跟不上企業發展的需求。沒有一個硬件的支撐系統,也沒有一個良好的文化氛圍,使得我國的會計信息常常不按照規范運作。
(二)科技因素的影響如果說會計環境對于會計信息質量的影響是間接的,那么科技因素對其影響就是直接的。會計信息的收集、整理、加工、審核都需要技術的支撐,尤其是外部資料其精確性受科技因素的影響很大。我國的電算化還處于剛剛起步的階段,一些比較復雜的問題還無法精確解決。這些因素都會影響會計信息的質量。
(三)會計方法現代會計信息都是通過可計量的數據來表現的,都是在嚴密的數學規則性進行的,而其中的很多數據不是來源于客觀事實,而是來源于我們的主觀判斷。如人力資源價值的評估、無形資產價值的評估、固定資產攤銷的方式等,都融入了大量的主觀因素,其準確性更大程度上取決于人的因素。不僅是貨幣的確認融入了主觀因素,很多時間的界定也融入了主觀因素,融入的主觀因素越多,會計信息失真的可能性就越大,失真的程度就越高。此外,會計信息都是以貨幣的形式來計算的,那么會計信息質量保證的前提就是幣值的穩定。一旦發生幣值的大幅變動,會計信息所提供的數據就會扭曲企業的經營狀況。最后,很多會計信息反映的都是匯總、合計以后的數據,這也使得企業發展中的一些問題被總體的數據所掩蓋。
(四)會計制度會計制度、會計準則、會計相關的法律法規都是由人來制定的,這就導致會計制度的科學合理性、廣泛適用性等得不到保障。人制定的東西多多少少都會融入主觀判斷的因素,制定的質量也受人的知識水平的限制。如果制定的成員不具有廣泛的代表性,那么制定出來的準則制度也會出現代表性過窄的現象。如果某項準則闡釋的不夠清晰,那么在實踐中也很容易產生誤解和分歧。最后,我國對于無形資產、社會責任等比較抽象的財務信息制度規范還比較缺乏。以上的因素都會影響會計制度的合理性與可行性,從而影響會計信息的質量。
二、會計信息質量對于企業管理的作用
(一)高質量的會計信息能夠優化企業治理結構多項研究都顯示,會計信息的質量與企業治理結構之間有高度相關性,公司的治理離不開信息,必須在既有信息的基礎上合理調整治理結構,同時公司的經營成果也需要通過會計信息傳遞出去。高質量的會計信息能夠檢驗企業過去活動的成效,了解決策的執行情況,及時發現和糾正錯誤的決策,根據執行的效果來決定修改決策還是繼續執行舊有的決策。同時,高質量的會計信息還能減少委托人與人之間的信息不對稱,強化對企業經營管理者的監督,讓他們能夠更好地履行自己的職責。員工通過會計信息的披露也能夠找到自己的位置與職責所在,在以后的工作中能夠更好地執行決策。會計信息能夠正確反應產品在市場上的流動情況、產品的生產周期、成本比例,幫助決策者更好地判斷市場需求。此外財務數據的分析還能夠幫助企業更好的確定資金流向,正確判斷企業的融資能力、資金流動能力等,從而制定最佳的投資方案。會計信息就是通過這樣一個傳遞信息、信息反饋、調整糾錯、傳遞信息的循環過程,使得企業的治理結構不斷完善,朝著既定的發展目標前進。
(二)高質量的會計信息能夠降低企業籌資成本,提高資本利用效率會計信息不僅是企業決策者在使用,更重要的是提供給外部投資人員作為一個參考依據。通過會計信息的披露的減少投資人、債權人與企業管理者信息不對稱的情況,讓他們對于企業的發展情況、存在的問題都有一個了解,根據企業提供的會計信息來尋找最佳投資機會,將資金投入到經濟效益最高的地方去。這樣不僅能夠降低企業的籌資成本,還能夠達成資源的最大效率分配。反言之,如果會計信息質量低下,3投資者就無法正確判斷企業信息,錯失最佳投資機會,不能獲利,企業也失去了低成本融資的機會。當然,高質量的會計信息發揮作用的前提就是有一個高效的傳播機制。
(三)高質量的會計信息能夠彰顯企業價值從企業內部來說,高質量的會計信息可以減少委托人與管理者、管理層之間的信息沖突,提高企業的治理效率。高效的治理效率對于企業價值的提升有著不可忽略的影響。從外部來說,高質量、透明的信息披露制度讓投資人、社會對于企業都有一個真實、全面、及時的了解,可以降低投資者投資的風險,幫助他們做出更好的選擇。在長期中積累口碑,贏得投資者對于企業的信任,提高企業的核心競爭力,提高企業的價值。同時,企業通投資人之間達成信任和默契還能夠降低企業的系統性風險,對于股價的提升和長期的發展都有很好的促進作用。
(四)高質量的會計信息能夠提高企業績效從管理的角度來說,正如上文所說,高質量的會計信息能夠改善企業的治理結構,提高企業經營的效率,進一步提高企業的績效。從資本的角度來說,高質量的會計信息能夠降低企業的融資成本,提高資本的利用效率,從而改善企業的績效。無論是會計信息披露內容的增加還是信息披露透明度的提升對于企業的盈利能力都有著正面的推動作用。
(五)高質量的會計信息能夠保證企業盈余的可靠性高質量的會計信息其反應的企業盈余更加可靠,可靠的信息披露又能夠提升企業的信譽和社會形象,就會有更多優質、成本低的資金注入,形成一個良性的循環。如果企業會計信息失真,反應的盈余也不真實,為了不影響以后的企業形象,就會進一步用錯誤信息來掩蓋現實。不真實的信息進一步影響企業人力、資本的投入,影響企業的發展決策,形成惡性循環。因此,高質量的會計信息對于企業盈余的可靠性對于企業的長期發展都至關重要。
三、如何提升企業會計信息質量
(一)構建會計信息質量控制系統信息質量控制系統包括對會計環境、會計目標、監督人員、會計工作人員、會計方法等多角度全方位的控制。根據《會計法》確定有效的施控人員,包括員工、企業管理層等,明確受控人員的責任義務。根據企業的發展階段和戰略目標確定會計活動的目標,采取合適的控制程序。明確每個人在控制系統中所承擔的角色,保證互相之間溝通交流的順暢。
(二)實施會計信息質量的事前控制事前控制包括控制目標的設立、會計制度會計原則的制定、核算處理方法的選擇、會計責任制的落實等。會計制度會計原則的制定不僅要滿足相關的規范要求,還要符合企業自身的特點和業務需求,符合信息質量的基本特征,具有前瞻性,如果沒有前瞻性必然造成規則的變動性大。對于會計核算制度、報表的種類、信息披露方法、報告指標等都是事前控制的重點內容。制定和落實會計信息質量控制責任制,從單位負責人到總會計師到各分公司的會計主管人員、會計工作人員都要明確工作職責,承擔相應的責任,鑒定會計報表責任書。
(三)實施會計信息質量的事中控制事中控制主要包括建立會計委派制度和會計稽查制度,雖然會計委派制度是針對國有企業制定的方案,但是對于其他企業也具有一定的借鑒意義。可以由投資人或者獨立董事對財務總監或會計主管人員進行委派。或者,投資人可以不進行會計人員的委派,但是對重大的財務事項實行聯簽制度。總之,通過各種方式讓資產所有者參與到會計信息編制的監督中來,保證會計信息的質量。本文中的稽查指的是內部稽查,稽查的主要內容有貨幣資金、籌資、擔保情況、銷售與收款、采購與付款、實物資產、投資、工程項目、成本費用等,是對會計信息的一個全面的監督管理。
(四)實施會計信息質量的事后控制事后控制主要指會計報表的審計,分為內部審計和社會審計。社會審計主要是會計報表公開之后由社會相關人員對其公允性、合法性以及會計方法的使用進行審計。一般情況下都是由企業聘請會計師事務所對企業的財務報表進行社會審計。內部審計主要有財務部門的審計和審計部門的審計,由于公司對于其自身以及子公司的運營情況最了解,因此,內部審計也最容易找出會計信息中的問題。
1.企業會計信息化平臺初始化以及界面設計過程中存在的問題
企業會計信息化平臺初始化以及界面設計的過程中可能出現如下的問題。初始化階段,會出現信息項目設置的不夠全面,比如,在付款設計時沒有分析多家銀行的不同設置,對新興的支付寶業務沒有進行充分的考慮。對賬目的輔助核算工作做得不到位。賬目的處理應當需要多個環節。例如,賬目征收,應付賬款、未付賬款、總賬務管理。賬目輔助核算的工作量比較大,沒有對這些工作量進行完善。系統界面的設計階段,界面不美觀不夠人性化,是界面設計階段的主要問題。在操作的過程別容易引起操作人員的迷惑,就是說界面設計沒有能夠對人員的操作進行指導,在進行會計的管理工作時特別容易造成工作上的混亂。另一方面就是,系統中存在著許多國外的專業名詞,企業會計信息人員在進行工作時,由于專業受限和知識水平能力的限值,不能很明確的理解這些內容的含義,給會計的工作帶來不必要的麻煩。還有就是在企業會計信息化平臺的軟件上,表單的格式不能人工控制,表單的形式單一,無法滿足實際的會計工作中的需求。
2.企業會計信息化平臺存在著是否正確運算的問題
在會計信息的處理工作中,運算是十分重要的環節。運算的結果有的時候甚至決定著企業生死存亡的命運。在運算的過程中,往往會出現報表格式設計或者人工錄入處理的錯誤,導致運算的時候出現差錯。在進行系統軟件測試的時候運算中的錯誤很容易就能被發現,這需要軟件的設計者及時的根據企業的運營狀況或者實際的處理格式或者處理的方式,對運算的操作及格式做出修改。對于商業使用的軟件,在開發新型的功能時,要做出及時的測試以及修改。運算的正確與否,是保證會計信息平臺能否進行正常工作運行的基本體現,對于企業的會計核算以及企業的發展具有重要的影響。
3.企業會計信息化平臺的工作崗位以及技術存在缺陷
企業會計信息化平臺的工作崗位以及技術中存在著不可忽略的問題。在工作的崗位上,系統會給企業會計工作的進行提供一條新的方式,但是在正式運行的過程中會出現平臺的工作崗位以及實際的工作崗位的不匹配問題,能否對平臺上的崗位進行自定義成了企業會計信息化平臺的工作崗位需要亟待解決的問題,否則即使是再簡單的操作也會給企業的運營帶來不便。在操作的技術層面,往往會出現由于死機而不能進行及時的操作的問題,當多人登錄時,系統會出現非正常停止的現象。當企業需要進行快速賬目的結算或者賬目的管理時,系統也會出現卡機或者反映較慢的現象。
二、推動企業會計信息化平臺的構建與實現的措施
1.進行科學的企業會計信息化平臺初始化工作以及界面設計工作
改善企業會計信息化平臺初始化以及界面設計的過程中存在問題的解決措施,主要以下幾個方面。(1)對科目進行合理的設置。在設置財務項目時,進行綜合的調查,積極的聽取各方的反饋意見,對于企業中的項目,進行深入的調查研究,深化細節的調查。明細設置的財務項目,滿足更多的商業以及企業的需求。針對其中輔助核算不合理的問題,也要采用跟設置財務項目類似的設置,對輔助核算的細節進行探索,完善輔助核算的基本內容,避免輔助核算中的不必要的損失的產生。此外,針對企業的憑證進行深入的調查對總賬、應收或未付的賬款進行綜合的監控追蹤。(2)在界面設計的問題上根據需求解決設計上存在的問題。設計工作者需要積極的采納使用者反饋的意見或者建議,在設計界面添加輔的引導功能,針對軟件上那些比較生僻難以理解的詞匯,進行及時的翻譯,或者在軟件的使用上添加語言翻譯的鏈接,幫助使用者更好的使用企業會計信息化平臺的相關操作和軟件。增加更多的財務報表的模板,或者可以對用戶的模板進行可自定義的設計更加方便用戶的需求。
2.對企業會計信息化平臺進行調試以便進行正確的運算
在解決企業會計信息化平臺存在的運算的問題上,最主要的就是對企業會計信息化平臺的運算公式以及數據錄入的模板進行綜合的探索。對于產生運算錯誤的原因進行分析,解決運算過程中不正確的問題。同時,在修復的過程中進行多次測試性的檢查和測驗,保障企業會計信息化平臺相關軟件的運算問題均正常運行。
3.完善企業會計信息化平臺的工作崗位以及技術的工作流程
針對上述的企業會計信息化平臺的工作的崗位以及技術中出現的問題。需要設計者改進操作的具體流程。在崗位的分配上進行適當的添加,根據企業會計工作的具體的運行的狀況,進行實質的操作的改進。設置與企業會計工作崗位相匹配的流程崗位。增加企業自動添加或者定義崗位的基礎功能,定義崗位后,反饋給系統的設計者,系統設計者根據企業的情況,擴展該崗位的功能。在技術處理的環節中,可以改變系統運行的環境,對工作的人員崗位進行數量限制,同時限制登錄的時間。或擴到企業的工作點,引入質量更高的設備實現系統的功能,企業會計信息化平臺的工作的崗位以及技術的工作的流程需要在使用的過程中進行不斷地改進和完善。因此,在使用的環節,需要使用者和設計者們進行及時的交流,解決其中存在的各種問題。
4.建立完善的會計標準體系
作為這些年的新興產物,會計信息化和網絡化的建立仍存在一定的問題,一方面沒有相關的標準,各個企業的會計信息化的建立都是根據自身的特點和實際進行的,不利于企業之間相互交流借鑒和對比,另一方面在會計信息化中仍采用的是傳統的會計標準來衡量和對比,增加了工作的難度,降低了會計信息化的有效性,為了迎合傳統標準而增加了會計的計算量,因此要對信息化的會計制定統一的標準,提高工作的效率。有關部門應制定相關的規范,保證信息化會計有統一的規范標準。在企業內部,量化的排列會計控制指標,制定會計手冊,規范會計的行為,在實際工作中嚴格執行會計標準,使信息化的會計工作有標準可依,規范操作。
5.強化數據安全的建設
在建設企業會計信息化平臺的過程中應該重視數據的安全性。強化會計信息化安全問題,應從硬件安全和軟件安全兩方面下手。在硬件安全方面,要想避開安全風險,應對文檔進行加密,控制好登陸的權限,做好計算機殺毒工作,利用選擇網絡隔離、封閉操作系統等方法保護數據的安全。而在軟件方面,在企業內部建立完善的數據風險管理體系,在遇到數據風險時能夠起到預警作用,做好應對可能出現的風險的準備,有問題及時發現,及時處理。通過敏感詞技術對信息化會計平臺進行實時監控,降低系統運行的風險,并完善安全維護制度,總之要從各方面規避數據風險,保證相關數據的安全,使企業會計信息化平臺能夠正常工作。
三、企業會計信息化平臺的構建與實現過程
企業會計信息化平臺的構建與實現是企業進行信息化建設的重要的組成部分。企業會計信息化平臺的構建與實現可以提升企業的競爭力。保證企業會計信息數據的及時有效、科學準確。企業會計信息化平臺包含了許許多多個下屬系統。其中的下屬系統有:庫存管理系統、財務報表管理系統、財務管理系統、工資管理系統、固定資產管理系統、購買管理系統、銷售管理系統等等下屬系統。從企業會計信息化平臺構建和實現的理論、會計信息化平臺構建和實現的方法、會計信息化平臺構建和實現的應用等方面對會計信息化的平臺的構建和實現進行實質性的探索。
1.企業會計信息化平臺的構建過程
企業會計信息化平臺的構建過程中,包含許多的步驟,主要有以下幾個方面:分別構建庫存管理系統、財務報表管理系統、財務管理系統、工資管理系統、固定資產管理系統、購買管理系統、銷售管理系統。(1)創建庫存管理系統。庫存管理系統是對企業采購的物資或者已經生產的商品進行管理的系統。企業的領導層可以通過結合對企業的生產以及銷售的分析,對庫存的量進行適當的調整,這對企業的經營發展起著至關重要的作用。庫存管理系統可以實現對產品的輸入、輸出量的監控,對供應物資以及商品的訂購商進行及時的交流,對企業的成品進行及時的維護。(2)創建財務報表管理系統。報表管理系統是對企業會計信息化平臺進行數據分析和數據運算的系統。是一種進行會計信息管理的基本工具。其可以對報表進行定義、匯總、分析。此外,還可以對報表的格式、公式、數據輸入、輸出進行控制。(3)創建財務管理系統。財務管理的系統是企業會計信息化平臺的最重要的組成部分,可以說是企業會計信息化平臺管理的核心功能。財務管理的系統可以對財務進行賬戶、項目、憑證、出納等方面做出適當的管理。并且及時的提醒各個管理的系統,對相關的工作進行處理。(4)創建工資管理系統。工資管理系統是對企業正常運行進行維護的重要的結算工具。發放工資是企業最基本的工作之一。工資管理系統可以在企業會計信息化平臺上實現,對工資的統一的結算,對工資的具體變動情況進行分析,工作人員可以及時的查詢自己的工資狀況,生成工資的憑證,可以對數據進行輸入和輸出,及時的反映員工的工資情況。(5)創建固定資產管理系統。固定資產管理系統是對企業的固定資產進行管理。利用企業的固定化資產實現企業的最優的資源運營的效益。固定資產管理系統目的是實現對資產的保護、更新管理、計提折舊,同時對資產進行實時的分析,打印資產的財務報表,對企業的管理的層面提供良好的數據分析。(6)創建購買管理系統。購買管理系統是實現對企業的采購材料、物資等工作的管理。通過購買管理的系統可以節約企業的生產的成本,對企業需要消耗的材料進行成本的預算分析,計劃性的對物資的供應商進行管理,對購買環節的計劃、經濟成本的預算以及對購買的過程進行監督管理,有效的對購買物資的過程進行合理的規劃。(7)創建銷售管理系統。銷售管理系統是對產品進行市場的管理。通過銷售管理系統的分析對產品的市場滿意度可以有一個直觀的認識。通過這些數據反映情況,可以及時的改善企業產品的質量和風格,滿足市場的需求。銷售管理系統可以對客戶、市場價格、物流等信息做出合理的調整。
2.企業會計信息化平臺的實現過程
企業會計信息化平臺的實現需要進行多方面的準備。首先,為企業會計信息化平臺的實現提供必要的硬件的環境。企業會計信息化平臺的實現一般需要依賴網絡環境的支持。綜合考慮企業的運行的情況以及企業的硬件的使用周期,采購高品質、高質量的硬件系統,為企業會計信息化平臺的實現提供有力的硬件支持。配置存儲設備、主服務器、客戶機、網絡設備及線路。采用高性能的設備有利于對企業會計信息化數據進行維護和安全保護,提供強大的服務功能。其次,為企業會計信息化平臺的實現提供有效的軟件環境。為企業會計信息化平臺實現系統環境設置合理的初始設置,賬套設置以及初始操作編碼的設置,在數據錄入階段對軟件尋找一個合適的主要的編碼軟件,合理有效的對賬號的編碼進行設置。
四、總結