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伴隨著檔案管理信息化技術(shù)的增強(qiáng)和檔案管理方式的轉(zhuǎn)換,事業(yè)單位需依據(jù)現(xiàn)代化的科技信息能力,精準(zhǔn)地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善,不斷加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)建的指標(biāo),并與社會(huì)實(shí)際相結(jié)合,準(zhǔn)確分析檔案管理的實(shí)踐特征和辦公方式,明晰檔案管理向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)向的具體措施,改進(jìn)檔案管理方法,提高檔案管理效率。文章從檔案管理的轉(zhuǎn)型需求出發(fā),明確事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求,從而提高其工作效率和服務(wù)社會(huì)的能力。在事業(yè)單位管理工作中,檔案管理占據(jù)著較重要的位置。作為事業(yè)單位管理工作崗位的基本工作,檔案通常會(huì)記錄此事業(yè)單位的成長(zhǎng)過程,是精確分析事業(yè)單位成長(zhǎng)能力,評(píng)價(jià)人才培養(yǎng)效率、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦?biāo)志。因此,檔案管理工作效率的強(qiáng)弱將直接決定著其它部門工作的品質(zhì)。通過事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的擴(kuò)大,檔案管理員的工作量也隨之增大,一些問題也就凸顯出來,主要表現(xiàn)為對(duì)檔案管理不夠注重、管理工作者的技能較弱、檔案管理體制不完善、檔案管理的現(xiàn)代電子信息程度不高等方面。隨著社會(huì)的發(fā)展,事業(yè)單位應(yīng)該更加注重檔案管理人員的技能提升,確保檔案管理效率的上升,使之更好地帶領(lǐng)其他部門的成長(zhǎng),更好的適應(yīng)時(shí)代的要求,充分發(fā)揮事業(yè)單位公共服務(wù)性,滿足社會(huì)需求。
1檔案信息化管理的基本含義
檔案管理的現(xiàn)代電子信息化是指在我國(guó)檔案創(chuàng)建部門的引領(lǐng)和指導(dǎo)下,在檔案管理工作者的技能中全面運(yùn)用現(xiàn)代化的電子信息,對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案管理需要從以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存和使用逐漸轉(zhuǎn)向資料以電子信息數(shù)字化儲(chǔ)存和使用為重心,從而使檔案管理的辦公內(nèi)容快速走向規(guī)章化、電子化、科技化、全范圍化發(fā)展。檔案管理的電子信息化是事業(yè)單位在現(xiàn)代科技社會(huì)更好成長(zhǎng)的主導(dǎo)方向,有利于提高檔案資料的質(zhì)量,建立科學(xué)、規(guī)范的管理模式以及建立檔案管理和信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),也要求事業(yè)單位增強(qiáng)檔案管理技能水平,快速高效提升檔案管理人員的基礎(chǔ)能力,從而能夠?yàn)樯鐣?huì)提供綜合性的信息資源和服務(wù)。
2提高事業(yè)單位檔案管理水平的意義
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,事業(yè)單位在使用紙質(zhì)化的檔案管理中甚至?xí)璧K其他工作的開展。而信息化的普及應(yīng)用,給檔案工作單位帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。充分利用信息技術(shù)開展工作,運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及采用先進(jìn)的大規(guī)模信息技術(shù)保存檔案,能更有效地整合各方面資源,更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡(luò),從而明確思路,做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,促進(jìn)事業(yè)單位有序發(fā)展。
3事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
(一)單位對(duì)檔案管理重視度不高
在事業(yè)單位中,傳統(tǒng)檔案管理模式之所以長(zhǎng)期得不到改進(jìn)和發(fā)展,主要是因?yàn)閷?duì)其重視度不夠,造成這一現(xiàn)象的原因主要有三個(gè)方面:第一,單位工作難度大,檔案數(shù)量多,工作量大,收集處理時(shí)間長(zhǎng),短期內(nèi)檔案管理效益不明顯,因而單位檔案管理工作不受重視。第二,檔案的有效管理需要更多的財(cái)力、人力、物力,但短期收益不夠,無法為事業(yè)單位帶來明顯的直接效益。第三,檔案管理工作呈現(xiàn)出封閉性、邊緣性特點(diǎn),檔案管理工作不受重視,單位對(duì)檔案管理積極性不高。但是目前事業(yè)單位的公益性越來越突出,一些檔案資料具有公共資源的屬性,公眾使用檔案信息的頻率越來越高。但部分檔案工作者缺乏現(xiàn)代服務(wù)意識(shí),幫助職工群眾的積極性不高,沖突、誤解等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量明顯下降。
(二)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)
檔案管理人員技能不足是我國(guó)管理類崗位普遍存在的現(xiàn)狀。除檔案管理在較短時(shí)間內(nèi)不能為所在的事業(yè)單位帶來顯著的服務(wù)外,檔案管理水平的提高還需要較高的經(jīng)濟(jì)和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過多,因此對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力也大大降低。此外,檔案管理需要高度的專業(yè)性,一般情況下,復(fù)雜的工作流程很難精確確定。一般而言,在事業(yè)單位中工作的員工雖然有許多高素質(zhì)的員工,但他們的工作準(zhǔn)備不足,甚至缺乏檔案方面的知識(shí)和技能,致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質(zhì),這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的主要因素。
(三)檔案管理信息化程度不高
現(xiàn)代化信息技術(shù)領(lǐng)域的進(jìn)步,引起了各個(gè)領(lǐng)域工作方式的變化,各單位都在逐步采用現(xiàn)代化要素,但對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用卻進(jìn)展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計(jì)算機(jī),在檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展過程中,如果沒有充分利用計(jì)算機(jī),就不可能創(chuàng)造提高信息化水平的基本條件。一方面,相關(guān)的信息和信息設(shè)備并不適合系統(tǒng)開發(fā),系統(tǒng)訪問受到嚴(yán)格限制,如果訪問人數(shù)偏多,就會(huì)造成卡頓,甚至出現(xiàn)癱瘓;而另一方面就是事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持,現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng),直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效和落后。
(四)單位內(nèi)部各部門信息共享力度不足
從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看,其信息的嚴(yán)重屏蔽化發(fā)展,導(dǎo)致了信息孤島這一特征突出,系統(tǒng)資源共享平臺(tái)尚未建立,檔案內(nèi)部管理比較分散等問題。這使得員工在收集資料時(shí)更容易進(jìn)行重復(fù)存儲(chǔ),不僅增加了存儲(chǔ)過程發(fā)生錯(cuò)誤的可能性,而且極大地加重了員工的負(fù)擔(dān),不利于整體工作質(zhì)量的提高。
4提高事業(yè)單位在檔案管理方面工作能力高效的措施
(一)提升檔案管理重視程度
加強(qiáng)檔案管理是快速提升檔案辦公效率的主要方式,其中提高單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理技能的重視程度,減少不利因素的影響,預(yù)防由此產(chǎn)生的問題,是解決問題的首要途徑。這樣才能提高檔案工作人員的工作積極性,更好地將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加強(qiáng)檔案管理上來,使檔案管理中的辦公效率以及能力達(dá)到最優(yōu)化。
(二)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)
事業(yè)單位要充分提升檔案工作人員的各項(xiàng)能力與技能,尤其要重視對(duì)管理者的培訓(xùn),提高他們處理各種事務(wù)的能力,形成一支綜合素質(zhì)較高的檔案工作隊(duì)伍。首先,要對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn),包括管理和知識(shí)培訓(xùn)、責(zé)任培訓(xùn),提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和任職資格,加強(qiáng)服務(wù)意識(shí),使其成為現(xiàn)代社會(huì)權(quán)利意識(shí)的重要組成部分,對(duì)進(jìn)一步理順檔案工作有積極作用。其次,信息流管理的普及也對(duì)員工的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)提出了更高的要求,各單位的檔案管理員要重視提高自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和水平,有效利用先進(jìn)的設(shè)備,確保辦公生產(chǎn)的現(xiàn)代化和信息化。事業(yè)單位還可以通過提高工資水平、提高工作準(zhǔn)入門檻、引進(jìn)高技術(shù)人才、從而激發(fā)員工的積極性,吸引更多高素質(zhì)的管理者,最終達(dá)到全面提高員工素質(zhì),檔案人員素質(zhì)的目的。
(三)提升檔案管理信息化水平
隨著信息技術(shù)的日益普及和向各部門的發(fā)展?jié)B透,任何單位和個(gè)人都無法在廣大社會(huì)團(tuán)體中獨(dú)立工作,組織內(nèi)檔案管理也無法適應(yīng)現(xiàn)代化成長(zhǎng)的需求,管理中的出錯(cuò)率高、任務(wù)量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來越明顯,電子信息化的管理方式還有待加強(qiáng)。就檔案管理而言,需要投入大量的資源,建立目標(biāo)檔案管理系統(tǒng),使管理中的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存,以提高檔案管理及檢索的效率,避免過度修改紙質(zhì)文件而對(duì)檔案造成的損害,推行檔案管理系統(tǒng),將極大地提高資源利用率,減少資源浪費(fèi),提高檔案管理的針對(duì)性。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要,結(jié)合各部門檔案管理工作的需要,廣泛開展調(diào)研,在合理的預(yù)算條件下,引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理類設(shè)施,為檔案管理能力的提升奠定基礎(chǔ)。
(四)加強(qiáng)部門間信息交流
在管理方面,電子資料孤島的出現(xiàn)大大降低了檔案資源的作用,因此,必須提高事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的資料流通。改進(jìn)事業(yè)單位之間的信息傳遞與交換,對(duì)于發(fā)展檔案內(nèi)容具有重要意義,有助于打破部門之間信息隔離的局面,提高檔案資源利用效率,并在此基礎(chǔ)上,為事業(yè)單位發(fā)展提供信息支持。信息化時(shí)代的到來極大地提高了管理類工作中的工作效率,檔案信息化管理成為必備形勢(shì)之一,紙質(zhì)化的檔案管理模式已不能滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公的需求。為此,必須加強(qiáng)檔案管理的重視程度,增加對(duì)檔案管理工作者的技能培訓(xùn),提升檔案管理信息化水平,加強(qiáng)單位信息交流與合作,完善檔案管理機(jī)制,緊跟時(shí)代步伐,促進(jìn)事業(yè)單位更好地可持續(xù)發(fā)展。
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作者: 郭莎莎 單位:邯鄲市人事培訓(xùn)考試中心