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大學檔案監管革新面臨的問題

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大學檔案監管革新面臨的問題

本文作者:海群作者單位:內蒙古自治區測繪科技檔案資料館

高等學校人事管理制度及人事檔案管理制度改革的內容

目前我國的高等學校是由教師、管理人員及教學輔助人員三部分構成。伴隨著我國改革開放的推進和深入,我國的各級各類單位的人事制度改革都在積極地推進,改革人事制度,作為事業單位的高等學校,因其性質和特點,一直走在事業單位人事制度改革的最前沿,到目前為止幾乎所有的高等學校都已實施了全員聘任制。從根本上打破了崗位終身制制度。對新增人員施行了“崗位招聘和聘用制度”。打破了傳統的一經高等學校錄用就終身取得國家干部身份的模式。在人事制度改革過程中,有的高等學校還采用了“老人老辦法,新人新辦法”的人事改革管理制度和聘用原則,還針對到高等學校工作的新錄用人員采用了聘用制、兼職制、人事制等多種多樣形式的人事改革管理制度。到目前為止高等學校的全體人員的工作身份發生了根本性的改變,高等學校工作人員身份多元化的局面已經形成。在用人制度上高等學校采取了穩定教師隊伍、鼓勵合理流動、專兼職相結合、教育資源共享的原則和方針。為此,各高等學校對教師采取了積極的培養、培訓等工作,以提高教師的教學能力和專業知識水平。另外為了提高學校的教學質量和提升學校的社會知名度,多數高等學校還有選擇的向國外廣攬賢才,同時也在國內、國外的高等學校之間進行教師和科研人員的交流與合作。這樣大大的提高了高等學校教師隊伍的教學和科研能力,使高等學校能夠更好的發揮服務社會的作用。但是,高等學校目前的人事檔案管理工作還沒有與人事制度改革同步進行,對高等學校人事制度改革的推進產生了不良影響。目前在高等學校人事檔案管理過程中還出現了許多新情況,如:人檔分離的現象比較嚴重,即人在檔案不在、檔案在人不在、甚至是存在著一人多檔的現象,不僅影響著高等學校的人事檔案管理工作,也對國家的人事檔案管理制度和工作產生了嚴重的影響。隨著國家改革開放的繼續和深化,人事、勞動、收入及分配制度的改革也在不斷的深入,現在多數高等學校都實施了崗位工資、績效工資、崗位津貼等工資分配形式和分配制度,每個人按貢獻度等因素決定工資報酬。另外,在高等學校的教師及科研隊伍中還存在著一個現象,就是“檔案工資”與實際收入不一致,人事檔案中工資的記載狀況與實際情況嚴重不符的現象普遍存在。國家新出臺了《勞動法》和《勞動合同法》,按著這些法律法規的規定,與事業單位建立勞動關系的勞動者與事業單位之間的關系是勞動關系。聘用制在事業單位中已全面實施,從根本上已經改變了事業單位的傳統模式。由于高等學校的人事制度的改革與推進,目前在高等學校工作的教職工,與學校之間的關系除了事業單位的人事關系外,又增加了聘用關系、勞動關系、勞務關系等多種多樣的形式,高等學校一直沿用的傳統的人事檔案管理模式已經適應不了新形式的發展需求。下面來探討高等學校人事檔案管理改革問題。

高等學校人事檔案管理工作改革面臨問題

我國高等學校人事檔案管理,到目前為止基本上沿用著傳統的干部檔案管理模式。已經不利于高等學校的發展,與高等學校現行的人事制度改革極其不相適應,在現代的信息化社會里,人才資源、人才信息、人才的流動與交流是現代社會人才發展的戰略主流,人事檔案管理制度不進行改革,是不利于高等學校的改革發展、同時也會嚴重影響高等學校人事制度改革的施行。高等學校的人事檔案管理制度應按著現代信息化社會的管理理念和模式對人事檔案管理工作進行現代化管理,要突出和強調檔案的信息服務功能、檔案的人力資源寫實功能、檔案對高等學校教職員工合法權益的保護功能。高等學校的人事檔案管理工作應符合現代信息化的管理模式,應與上述三個檔案服務功能相對應、相符合、相統一。傳統的人事檔案管理制度規定,人事檔案有其嚴格的保密性,其保密性是從干部檔案管理制度的規定和要求中衍生出來的。中組部和國家檔案局聯合下發的文件《干部檔案工作條例》,就明確規定了查閱干部檔案“應填寫《查閱干部檔案審批表》”,“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等項規定。但是隨著社會的發展及現代信息化社會對各種信息的要求,應該把人事檔案中的可公開內容(信息)與不能公開內容(保密信息)區分開來、分別對待,只有這樣才能更加有效的促進高等學校的發展及服務社會的作用。在現代信息化社會里,人事檔案應該向本人公開,這樣才能做到保證檔案記載的真實性及可靠性,也保障了個人的知情權及相關的合法權益。高等學校目前對需要歸檔的人事檔案材料的取舍是按著中組部和國家檔案局所發文件《干部檔案工作條例》中的規定進行歸檔的,在此條例中對干部檔案的歸檔材料規定了十項內容,是必不可少的,要認真的進行收集及歸檔。但在新形勢下,對目前高等學校人事管理制度改革過程中所形成的新材料、新內容,也必須經過必要的篩選,進行歸檔才符合高等學校在新形勢下進行的人事檔案管理制度改革的要求。如記錄教職員工個人學歷、成果及業績變化的各種材料都應收集歸檔,個人參加培訓、留學訪學、科研成果等也應該歸檔,另外,高等學校人事制度改革后出現的記載教職工與學校之間關系變化的各種聘用合同、勞動合同、解聘、崗位變動等有關材料,記載教職工依法或按所在高等學校的規定應享有的各種工資福利待遇及社會保障權益的等級和變動的材料等,都應該認真、完整、不缺失的收集歸檔,使一個人的經歷和過程,能夠盡量的在檔案中反映出來。高等學校人事制度的變革給高等學校的人事檔案管理制度提出了許多新課題與新要求,同時高等學校人事制度改革給高等學校人事檔案管理工作帶來了諸多需要解決的問題,也促使高等學校的人事檔案管理工作必須進行改革。

更新觀念,改革高等學校人事檔案管理工作

高等學校傳統的人事檔案管理工作的主要內容是對每個人政治表現、年度總結、職稱評定等項工作內容材料進行整理、鑒別、挑選、歸檔等。但是,高等學校社會作用的發揮及社會效益產生,很大程度上取決于高等學校的專業技術人員,因此、高等學校人事檔案管理過程中對專業技術人員的檔案應充實能反映其教學能力、科研能力、學術及專業水平的內容。即對于高等學校的專業技術人員在檔案中,既能反映出政治素養道德品行也能反映出貢獻度大小還能反映出業務能力科研水平。只有這樣,才能對高等學校的教學科研人員、高等學校賴以生存的支柱、給高等學校帶來聲譽、社會地位及知名度的專業技術人員群體在人事檔案中進行了較全面的記載。充分發揮全體專業技術人員的專業特長和作用,就需要把專業技術人員的基礎信息(即檔案信息)挖掘好、管理好,隨時隨地的向有關方面提供全面、完整、快捷、方便的服務。使社會及學生充分了解專業技術人員(即高等學校的教師),準確選擇、合理使用,不浪費人才資源。不僅為本校的教學科研服務,也為社會提供知識和智慧。如果說傳統的人事檔案管理工作對于非專業技術人員的管理還能應付,那么對于專業技術人員來說,就不能充分的反映其全部信息,因而,可能在對專業技術人員的交流、使用、發揮其專業特長上,受到制約和限制,不能充分的發揮其作用,使國家、社會及專業技術人才所在的高等學校受到損失。高等學校的作用是提供社會服務,高等學校的管理人員是給專業技術人員提供服務,使其最大限度的發揮自己的專業特長,做出貢獻,來影響和提升學校的聲譽、地位、知名度等,給學校帶來價值和利益。因此一個高等學校的社會聲譽、管理水平的高低,就是看它是否最大限度的發揮專業技術人員的作用,要想最大限度的發揮專業技術人員的作用,就要充分做好高等學校的專業技術人員的人事檔案的管理工作。新形勢下高等學校專業技術人員的檔案內容,除了傳統的檔案內容之外,應充實其專業業務檔案內容,如論文的發表情況、學術界的兼職情況、國際學術界的交流情況、學生的反向、社會的服務及知名度,科研成果,學術價值等項內容。這是代表一個高等學校的業務素質和學術水平。這些高等學校專業技術人員的檔案內容的充實,是給學校領導層和管理人員提供精密的信息,在對專業技術人員的充分使用上做到更準確、更合理。在社會層面上的交流和流動上也更能發揮其作用。

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