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中國老一輩革命家陳云同志針對中國當時經濟發展現狀，提出了著名的“鳥籠理論”，他指出：“市場經濟是鳥，計劃經濟是籠子，意思是搞活經濟是在計劃指導下搞活，不是離開計劃的指導搞活。放鳥是搞活經濟，籠子就是社會主義原則，鳥只能在社會主義原則里飛！”鳥籠理論作為一種科學的經濟手段，對搞活當時的中國經濟，有效進行市場調節，遏制通貨膨脹等方面起到了積極作用。其實，管理企業又何嘗不是如此。企業的管理體系文件就像一個個“鳥籠”，逐步把企業的內部經營規范到一個正常軌道，使企業在經營活動中立于不敗之地，并逐步發展壯大。那么公司管理體系文件應該包括哪些內容呢，如何制定出符合公司發展的管理體系文件呢？現進行簡要分析，也算是工作中的心得體會。

一、管理體系文件的主要內容

1.組織管理手冊和權責手冊

組織管理手冊是公司的綱領性文件，通過組織管理手冊確認公司的組織架構及各部門的主要職責；權責手冊主要是明確公司各部門及相關領導的審批權限，是管理制度的骨架和脊梁。組織管理手冊和權責手冊構成了一個“大鳥籠”，保證公司在經營活動中不偏離方向。

2.管理流程及指引、標準作業流程、產品標準

管理流程及指引是在組織管理手冊和權責手冊的基礎上，明確企業經營活動各個階段的管控目標、主要職責及工作程序，是管理制度的肌肉。其中，管理指引是對某項具體工作進行規范的文件；標準作業流程是對管理流程及指引的有益補充。通過對某項工作從頭至尾的描述，并附加上相關的文件、表格，保證每項工作的規范性；產品標準是指企業從設計方面對自己的產品逐步實現標準化。如萬科、萬達等大型房地產公司均形成了自己的產品標準。通過產品標準化工作，可以降低運營成本，迅速提高工作效率。管理流程、指引、標準作業流程及產品標準明確了企業經營活動各個階段的管控目標、主要職責及工作程序，構成了一個“中鳥籠”，保證每項工作的規范性，有利于降低成本，提高工作效率。

3.職位說明書

職位說明書主要明確了崗位的職責、指揮關系及任職條件等。通過職位說明書可以保證各崗位職責明確，任務明了，使各項工作達到“表格化、數字化、流程化和模板化”的標準要求，是整個管理體系文件的匯總。從員工角度來說，職位說明書是也是一個“鳥籠”，通過職位說明書，明確規定每個崗位的工作職責、關鍵權限、評判標準及獎懲細則，并將工作中涉及到的管理流程、指引、標準作業流程鏈接到職位說明書中，員工可以據此自動自發地開展工作和評判工作。

二、管理體系文件的制訂方法

1.準備工作

首先要組成由企業高管掛帥的編制小組，討論并確定企業的發展戰略及管控模式，明確管理體系文件需要控制的關鍵節點，梳理企業運營管理的關鍵流程，為管理體系文件的編制奠定基礎。其次要制定合理的編制計劃，明確編制時間、編制內容及責任部門，保證管理體系文件能夠在規定時間內完成。

2.分階段進行編制工作

管理體系文件編制可分為以下5個階段：分別為組織管理手冊及權責手冊編制階段，管理流程及指引編制階段，標準作業流程編制階段，職位說明書編制階段及產品標準編制階段。其中，組織管理手冊、權責手冊、管理流程及指引應該首先進行編制，其余幾個階段可以視企業發展情況逐步進行。第一，組織管理手冊及權責手冊編制階段。是管理體系文件編制的最重要的階段。在這個階段內，應該著重梳理好各部門內部，各部門之間，集團總部與所屬公司之間的工作職責。編制期間應多次組織跨部門參與的討論會，對各關鍵權責，尤其是跨部門、跨公司的關鍵權責進行討論，確保公司運營整個過程的關鍵職責都能體現。第二，管理流程及指引編制階段。管理流程、指引一般包括流程概況、流程圖、工作職責、工作程序、支持性文件及相關記錄6個部分。本階段編制過程中首先要根據組織管理手冊和權責手冊內容，制定包括名稱、所屬模塊、文件編號等內容的編制提綱，避免編制過程中漏項；其次，要在管理流程、指引中明確上、下游流程，使整個流程、指引連續貫穿公司整個運營流程；再次，要高度重視流程、指引中流程圖的繪制工作，通過圖表形式描述整個工作程序；最后，要詳細填寫流程及指引中的支持性文件及相關表單。第三，標準作業流程是對管理流程、指引有益的補充，通過對作業流程的詳細描述，規定每一步的操作流程，可能使用的文件、表單、對接部門等，用來指導和規范日常工作。第四，職位說明書編制階段。職位說明書應包括基本資料、職位目標、工作聯系、職責權限、任職要求、其它六個部分。其中職責權限是職位說明書編制過程中的重中之重。首先要根據崗位職責，確定工作職責及權重，在此基礎上，要對工作職責進行描述，最后，要明確每項工作描述需要的支持性文件，包括管理制度、關鍵權責、標準作業流程、評判標準及獎懲細則。在編制完成后，可以講上述文件嵌入到職位說明書中。新員工在拿到職位說明書以后，可以迅速按標準開展工作，提高工作效率。第五，產品標準編制階段。可根據企業的經營范圍及產品形式，制定相關標準，最終達到降低管理難度和成本，縮短產品開發周期，提高投資回報率的目的。

3.編制過程中需要注意的問題

第一，管理體系文件的編制絕不是組成一個編寫小組就能完成的工作，公司職能部門要全程參與編制工作。這樣才能保證管理體系文件符合企業經營活動的實際情況，便于管理體系文件的落地。第二，處理好管理體系文件中的邏輯關系。在編制過程中，要認真梳理各職能部門之間的業務聯系，哪些是需要分工合作的，哪些是需要互相制衡的，這樣才能保證管理體系文件是一個整體。

三、如何保證管理體系文件的執行

當然，僅有科學規范的管理體系文件是不夠的，必須采取有效措施保證其真正落到實處，真正起到“鳥籠”的作用。主要包括以下四個方面：

1.領導支持

新管理體系文件的推行，必將遇到重重阻力，如果沒有公司領導，尤其是一把手的支持，制度只能成為一紙空文，因此企業的核心團隊必須高度重視，大力支持管理體系文件的推行工作。

2.加強培訓

要采取多種措施開展管理體系文件的培訓工作，尤其多開展跨部門、跨專業的培訓，使每個員工都能了解各自崗位及上、下游崗位的職責、流程及評判標準。

3.固化文件

通過OA或ERP系統，將管理體系文件，尤其是審批流程固化在系統內。并且在企業內部宣布，不再進行紙質審批，強制員工使用。管理體系文件的固話是管理體系文件推行的關鍵環節，雖然需要投入一定的資金，但將起到事半功倍的效果。

4.做好檢查

應該定期對制度執行情況進行檢查，通過檢查，發現執行中的問題，同時收集合理化建議，逐步形成制定（補充）、檢查、修訂的良性循環。孫子兵法曰：“故善戰者，立于不敗之地而不失敵之敗也。是故勝兵先勝而后求戰，敗兵先戰而后求勝。”能讓企業真正立于不敗之地的，除了企業的發展戰略之外，就是規范的管理體系，也是企業的核心競爭力之一。只要堅定不移地走下去，相信每一個企業的產品線將逐步清晰，經營指標將逐年提高，真正走上良性、快速發展的軌道。

作者：于軍 單位：大連新星房地產開發集團有限公司