技校教學檔案科學管理與利用
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(一)教學檔案具有周期性。
技校教學工作的展開本身具有周期性，有正常教學期和假期，學制一般是二到三年，在教學期間需要制定一系列教學計劃，包括制定教學目標、安排教學進度、學生學籍管理、教師教案存儲、實踐活動安排、學習結果審核等所有工作都需歸檔保存，每個學期，每屆學生都需要進行有層次的分類，方便使用時查詢。
(二)教學檔案具有系統性。
技校從注冊開始一步步發展起來，教學規模越來越大，所招收的學生和教師的數量也越來越多，檔案數量越來越多，檔案管理工作也越來越繁重，不管是制定專業課還是實踐課的教學計劃、教學目標，還是學習效果檢驗的工作都是一個逐步完善、循環漸進的過程，從前到后的資料具有連續性的，是一個整體工程。
(三)教學檔案具有通用性。
同類型的技校之間的檔案雖然教學課程和教學目標可能有所不同，但是教學活動、教學方式還是有一定的共性，一般來說技校的學習時間都是二到三年，前期比較注重理論知識，后期注重實踐能力的培養。技校的招生在同一地區或是相近地區展開，教學課程更是具有相似性，對技校教學實踐進行記錄的檔案全面反映了技校的教學過程，體現了其中的優勢與不足，同類型的技校可以通過相互比較和學習，更好地改進本校的教學實踐。
二、技校教學檔案管理的現狀
近幾年技校發展狀況良好，學生和教師數量逐年增多，技校中的教學檔案也日益增多，教學檔案的存儲和維護對技校的管理工作也造成了巨大的挑戰，隨著信息技術的發展，全國技校檔案管理主要呈現以下幾個特點:
(一)技校管理教學檔案的工作量大。
由于技校的獨特工作性質，傳統專業不斷改進，新型專業不斷增加，學生人數逐年增多，管理難度越來越大，管理方式不斷更新，專業課程種類和數量也在增加，每年的教學檔案都需要進行篩選、不斷更新、變動頻繁，極大地增加了工作量。
(二)技校教學檔案信息化程度較低。
傳統的檔案管理方式依然是采用紙質材料分類存儲，這種方式容易毀壞，保存難度大，整理查找不方便快捷，消耗大量的人力物力。信息技術已經走進校園，運用到多媒體教學等多個領域，同樣信息技術也應該運用到檔案管理中，進行有效的分類、整理、查找、儲存，在檔案管理和運用方面發揮新科技的優勢。
(三)技校教學檔案管理的標準化程度不高。
一是大多數技校沒有嚴格的檔案管理模式和統一的制度要求，檔案分散不集中，搜集和保存不完整，沒有明確的責任人，材料有可能由于各方面的原因遺失，也可能發生人為的損壞，沒有成熟的管理計劃，不利于檔案管理工作的進行。二是多個技校之間缺乏互動合作，往往只是注重設立符合自身發展狀況的檔案管理制度和規范，適用于本校工作需要時查找利用，完全沒有考慮到同類型學校之間的彼此借鑒，導致同區域各技校的檔案管理工作存在較大的差異，甚至少數技校之間的檔案管理制度完全相悖，這就造成技校之間無法互通學習，不利于管理工作的改革，管理技術發展緩慢。
(四)技校電子檔案缺乏完整性。
有相當一部分技校已經采用了電子檔案管理模式，但是由于相關技術的限制，也由于實施時間的短暫，各方面的配合還不是很完善，管理人員運用信息技術管理檔案的技能不夠成熟，很多技校雖然采用了信息技術管理教學檔案，但是運用的程度極低，只是停留在表層，單純運用查找、檢索等基本功能，很多技校最后部分資料存檔的都依然是紙質材料，由于紙質材料的損壞和遺失，都會導致教學檔案不完整。技術運用不夠成熟，安全等級不夠，可能造成電子資料被盜，學生信息泄露等問題。各技校在教學檔案的管理工作中都存在或多或少的問題，增強電子檔案的運用技能有望解決這些問題。
三、技校運用電子檔案的好處
(一)電子檔案提高管理和運用資料的效率。
電子信息技術擁有強大的信息處理能力，可以大幅度提高技校管理教學檔案的效率。技校的招生規模逐年增加，需要管理的教學檔案的數量增多，同時管理難度也增大，傳統的檔案管理模式需要大量的工作人員進行統計和分類，費時費力，在查找提取時也十分困難，容易出現錯誤，效率不高，無法配合發展迅速的教學水平。為了解決這些問題，教學檔案的管理應該引入信息化技術，提高處理檔案的工作效率。
(二)電子檔案方便技校之間資源共享。
電子檔案存儲、傳輸、下載方便快捷，可以實現各個技校之間教學檔案相互交流學習。紙質的檔案存儲時間有限，查詢繁瑣，相互調閱工作量大，程序復雜，對比困難，可能會造成文件丟失，利用率較低，但是電子檔案不存在這類問題，通過電子文檔處理系統，可以方便快捷地查找和篩選，快速準確找到需要的資料，也方便學校之間進行資料傳輸，時間短、準確性高，整體提升了檔案的利用率。
(三)電子檔案存儲條件低。
與紙質檔案相比，電子檔案更容易保存。紙質檔案的存儲形式受環境因素的影響大，保存環境不合理可能造成教學檔案的損壞，修復難度較大，而且大量的紙質文件需要的存儲空間大，也造成資源浪費。
(四)電子檔案能提高文檔的安全性和時效性。
電子檔案可以設計相應的讀取密碼等安全措施，保正文件只有相關人員能夠進行查詢，存儲和傳輸速度快，運用及時。
四、電子教學檔案存在的風險
檔案保護的安全等級不夠，由于電子檔案是在網絡上進行傳輸和儲存，互聯網載體也有保存壽命，會受到硬盤、使用不規范等問題的干擾，使文檔損壞，影響數據的讀取和使用，除此之外，最嚴重的是電子檔案的安全等級不夠，存在被無關人員盜取利用的風險，使學生身份資料以及一些教學內部資料流失。
五、解決電子教學檔案風險的對策
(一)保護存儲載體。
電子檔案進行分級儲存，及時進行備份，規范使用方式，采用統一的讀寫規范，避免損壞文件;同時加大電子檔案的保護力度，采用較高的防護系統，建立電子檔案科學的管理方法、嚴格的管理技術，加強檔案在各個環節的安全性、保密性。
(二)建立標準操作體系。
規范檔案管理工作人員的使用方式，使專業人員掌握現代知識和技能，嚴格按照各項流程進行，為保證使用壽命使用多種媒介進行存儲，限制工作人員職權，防止對檔案進行無意刪減。
(三)網絡使用。
充分發揮網絡技術的優勢，使檔案真正實現數字化，建立學校檔案數據庫，做到信息同步接受、同步歸檔，保證電子檔案與數字信息完整歸檔，保證信息資源傳遞和信息查詢的有效性，以便實現檢索自動化。
六、結語
在信息不斷發展的當今社會，技校教學檔案采用信息技術管理和利用的優勢越來越明顯，檔案的管理正逐步變得規范化、系統化，這就要求相關管理人員不斷學習，嚴格遵守制度，并且強化自己的責任感，使電子檔案管理工作更好發展。
作者：農青杰 單位：廣西機械高級技工學校
